Conduite du changement : Faire naître une équipe pour oser innover et co-créer

3 juillet 2019, des agents volontaires sont réunis dans une salle de formation pour apprendre l’art de la facilitation. La Direction Générale de la collectivité présente la particularité du stage de formation, organisé dans l’objectif de préparer un séminaire dédié au nouveau projet de territoire réunissant 300 agents cadres issus de 32 communes fédérées. 

Les personnes inscrites à cette formation ont pris l’initiative de s’engager dans un projet temporaire et collectif : Animer le futur séminaire et proposer à leurs pairs d’apprendre à “travailler ensemble” au cours d’une journée.  

Pour la collectivité et les agents, l’expérience est nouvelle : former à la facilitation des agents issus de structures différentes dans un objectif précis et concret. 

Au cours de ce stage, l’agence Grain’s a accompagné les 18 agents dans la préparation de ce séminaire et dans l’expérimentation de techniques d’animation. 

Au cours des deux premières journées, les agents ont appris à se connaître tout en construisant les différents temps forts du séminaire. A partir d’une feuille de route transmise par un autre groupe de travail, les agents volontaires ont donné du sens aux enjeux énoncés “ travailler ensemble dans le cadre du nouveau projet de territoire” en sortant du cadre des traditionnelles tables rondes et des classiques échanges de bonnes pratiques… 

Pour le groupe de facilitateurs, l’objectif est d’envisager ce séminaire comme un temps de travail collectif et productif à grande échelle et de rendre “utile” des échanges avec leurs pairs. Les agents sont moins susceptibles de résister au changement quand ils ont participé à sa création. Ce sera l’objectif clef de ce séminaire.

4 Juillet 2019, l’ambiance est devenue conviviale.  Le groupe d’agents se retrouve après une première journée ressentie comme dense. L’enjeu de la journée est de s’approprier les thématiques du séminaire portant sur la collaboration, la solidarité entre les collectivités, l’innovation et la circulation de l’information pour identifier les modes d’animation qui seront utilisés le jour J. 

Une consigne est transmise au groupe : travailler en mode “Prototype”. Les agents choisissent le thème de l’atelier et s’organise en équipe de travail pour réfléchir aux animations. L’objectif est d’utiliser des petites scénettes pour visualiser les temps de l’atelier et les différentes activités.  

12 septembre 2019 : Une dernière journée pour finaliser et prendre ses marques avant le jour J. Le groupe est réuni devant le lieu du séminaire pour une répétition générale. Tout le monde rit, plaisante sur l’absence de cafés pour se réveiller. Quelques membres s’expriment sur leurs émotions et le plaisir de se revoir. Le groupe est bienveillant et s’investit dans la préparation. 

Fin de journée, le groupe se rejoint dans la salle de la collectivité pour finaliser les dernières phases du séminaire. Les agents se questionnent sur le devenir de leur équipe et sur les opportunités de travailler ensemble de nouveau. 

Une équipe est née pour oser innover en toute autonomie sur un sujet qui les concerne en tant qu’agents et salariés des collectivités nouvellement fédérées autour de ce nouveau projet de territoire.

Ce qu’implique la digitalisation d’une routine de travail… Expérience de la Fondation de France

A l’ère du numérique, la digitalisation des métiers dans une organisation n’est pas chose nouvelle, néanmoins les enjeux sont certainement encore plus importants aujourd’hui et peut-être différents.

Pour illustrer ce propos, je m’appuierai sur l’expérience de la Fondation de France, qui engage ces derniers mois une transformation digitale de ses processus internes.

Pour être en capacité de réussir cette transition, la Fondation de France a souhaité embarquer les futurs utilisateurs de ce nouveau service numérique.

Dans cet objectif, l’agence Grain’s Créateur de connaissances travaille actuellement avec la Fondation de France, pour accompagner pédagogiquement les futurs utilisateurs et les initiateurs de ce service, à adopter un nouvel outil numérique dans leurs routines de travail.

Avec l’équipe en charge de ce projet, la question s’est posée du besoin des futurs utilisateurs et du type d’accompagnement à proposer.

Après une phase expérimentale réalisée en amont auprès d’un échantillon d’utilisateurs, une phase de déploiement est conçue différemment de la première.

Pour l’agence, la question de l’accompagnement dans une transition numérique doit reposer sur un enjeu “fil rouge”. En l’occurrence, dans le cadre de la mise en place d’un nouvel outil numérique, l’enjeu est celui de l’autonomie dans l’outil et dans le processus administratif digitalisé…

Etre autonome est une capacité professionnelle qui s’acquière et qui nécessite du temps, en fonction des individus.

Le deuxième enjeu d’une transition digitale réside dans la nécessité de faire évoluer une pratique professionnelle, que nous appellerons une routine, et d’accompagner les utilisateurs à accepter ce changement de méthode pour obtenir un résultat équivalent. A une différence, l’utilisateur gagne un nouveau pouvoir d’agir qui augmente sa performance et son efficience professionnelle.

Enfin, le troisième enjeu est ne pas décevoir l’utilisateur sur des promesses que l’outil ne pourrait pas tenirEtre honnête sur ce que fait l’outil et ses limites reste essentiel pour réussir un accompagnement, qui demandera du temps et de l’engagement à toutes les parties…