Comment les outils numériques au travail ont un pouvoir d’agir sur vos collaborateurs ?

Quand on parle de révolution numérique, on aborde rarement la question de ce qui se cache derrière la conception des plateformes et des applications. Nous les utilisons parfois trop souvent comme les messageries électroniques, or rare est de s’interroger sur les raisons de notre sur-utilisation de ces outils : pourquoi sommes-nous autant « accros » ?

Dans cet article, l’agence Grain’s, spécialisée dans les organisations apprenantes, souhaite porter un nouveau regard sur ces outils numériques tant désirés.

De plus en plus, le salarié évolue dans un espace de travail dématérialisé et interconnecté

Le salarié évolue de plus en plus dans un environnement connecté. Son employeur met à sa disposition une palette d’outils numériques, dans un objectif d’améliorer la circulation d’information et la collaboration entre les membres de son organisation. Ce nouvel espace de travail dématérialisé est qualifié de « HUB ». Il est composé généralement d’outils de visioconférence, de plateformes de formation en ligne, d’e-communautés, de messageries instantanées et d’espaces collaboratifs comme l’outil Microsoft Teams.

En regardant de plus près, un hub permet surtout à un salarié de se connecter, n’importe ou en tout temps et en toute circonstance, à un ensemble d’outils numériques à partir d’une seule application. Des solutions comme Teams, permettent de se connecter à sa messagerie jour et nuit, de se réunir à distance à toute heure, une gestion documentaire accessible de partout, un agenda qui envoie des alertes, etc. Plus vous ajoutez d’applications au Hub, plus vous l’utilisez…C’est ce que recherche le fabriquant de cette application en premier lieu.

Paradoxalement, ces nouveaux espaces de travail dits collaboratifs sont configurés pour inviter les salariés à passer de plus en plus de temps connectés à l’outil…et non aux autres.  

Toute solution digitale est conçue pour être utilisée sur un temps de travail et de cerveau disponible

Vous vous souvenez certainement de la célèbre phrase de Patrice LELAY, Patron du Groupe TF1 expliquant en 2004 que la télévision vendait un temps d’attention aux annonceurs. Après les années 2000, les concepteurs de solutions digitales ont dû revisiter leurs modèles économiques ( passer du 100% gratuit à “c’est vous le produit”). Pour cela certaines plateformes connues comme Facebook sont devenues des régies publicitaires. Leurs nouveaux objectifs sont de vendre aux annonceurs du temps pour leur permettre d’afficher leurs produits ou services sur des posts publicitaires. Pour les designers et les développeurs de ces plateformes, leur mission est de créer des fonctionnalités pour pousser les utilisateurs à se connecter et à se reconnecter.En clair, le modèle est simple :plus les utilisateurs cliquent sur les annonces, plus la plateforme facture la publicité aux annonceurs.  

Comment font-ils ?

Et bien ils s’appuient sur ce que nous sommes et sur le fonctionnement de notre cerveau. Depuis quelques années, une nouvelle science appelée Captologie s’est développée dans la Silicon Valley. L’usage de la captologie consiste à utiliser les enseignements des sciences cognitives dans la conception de solutions digitales. Des fonctionnalités comme le « scroll infini » (fil d’actualité qui se recharge à l’infini) sur les réseaux sociaux, les points de suspension sur les messageries instantanées et les notifications push sont issus des enseignements de la captologie. Pour cette discipline scientifique, les sujets de recherche sont d’étudier comment capter l’attention de l’utilisateur pour le maintenir connecté

Les nudges sont fréquemment utilisés pour influencer les salariés dans leurs comportements numériques.

Les Nudges, coups de coudes en français, sont des suggestions indirectes qui influencent les individus dans leurs comportements. Les nudges sont trés largement utilisés comme par exemple pour arrêter de fumer (utilisation du verbe “tuer” sur les paquets de cigarettes) ou pour conditionner des visiteurs de sites web à une action donnée (exemple des boutons en rouge « accepter » pour les cookies d’un site web). Les nudges s’appuient sur les sciences cognitives et comportementales. Elles prennent de multiples formes sur les plateformes numériques et sont utilisées pour amener les utilisateurs dans un but défini. Par exemple, UBER utilise la technique du Binge driving pour retarder la déconnexion du chauffeur de l’application. A la manière de Netflix, l’application est programmée pour afficher des notifications d’une course suivante, quelques instants seulement avant qu’il termine celle qui est en cours. D’autres fonctionnalités de l’application ont été créées à partir d’un biais comportemental celui de l’aversion à la perte. Par exemple, l’application Uber envoie des notifications push au chauffeur, pour lui indiquer ce qu’il perd lorsqu’il ne travaille pas. 

Pour les concepteurs de solutions digitales, la transformation d’un nudge en fonctionnalité d’une application numérique conduit à conditionner l’individu devenu utilisateur, à agir sans qu’il en ait conscience…Finalement, la fonctionnalité agit comme un programme informatique, pour nous dire ce que nous devons faire.    

Pour illustrer ce propos, nous savons par exemple qu’un Français consulte en moyenne 2 716 fois par jour son téléphone (près de deux fois par minute). Cette donnée soulève donc une problématique de la capacité à agir en toute conscience. Pour un salarié, ce mécanisme soulève la question de sa capacité à se concentrer dès lors que le téléphone est allumé. C’est pourquoi, dans certains cas, il peut être utile d’éteindre son téléphone ou de travailler en mode avion. Autre statistique un peu effrayante donnée par le cabinet de conseil Deloitte qui mentionne dans un rapport « 41 % se tournent vers leur mobile au beau milieu de la nuit ». Le taux de réaction, c’est le nombre de fois que nous réagissons aux notifications Push (alertes reçues sur le téléphone) est de 41% à 23h00…ce qui soulève aussi des questions sur les autres causes de fatigue professionnelle…

Malgré quelques options cachées, ces outils numériques invitent l’individu à ne pas se déconnecter…

“La déconnexion c’est comme le régime, c’est une question de volonté”. Dans un sens, cette boutade reflète une certaine vérité sur la dépendance que nous pouvons avoir vis-à-vis de ces outils numériques. Pourtant, tous ces outils disposent de fonctionnalités comme le mode « Avion » pour nous inviter à nous déconnecter de notre smartphone ou de l’ordinateur.

Nous disposons donc de plusieurs solutions :

–         Soit activer le mode avion pour le smartphone, fonctionnalité trés souvent méconnue des utilisateurs

–         Soit désactiver les notifications

–         Soit éteindre son appareil.

Lors des ateliers que l’agence Grain’s anime sur les fondamentaux du web, nous abordons ce thème de la déconnexion. Les réactions peuvent être assez vives surtout lorsque nous abordons l’ option du mode “Avion”. Les contre-arguments sont régulièrement « si jamais, j’ai un appel de mes proches » ou « en cas d’urgence, je dois rester joignable ».

Le mode avion est un biais d’ancrage. Le nom de cette fonctionnalité « Mode avion » vous invite à contextualiser son usage à une situation particulière et non à un usage quotidien. Le «mode avion » crée un dilemme et soulève la question de votre propre responsabilité et de votre accessibilité. 

Etrangement, lorsqu’un individu met son téléphone pour ne pas être joignable, ce comportement suscite une inquiétude de la part de son entourage (pourquoi ne répond-il pas à mes sms).

Une situation personnelle de déconnexion est souvent associée à des excuses et à la culpabilité … “désolé, je n’avais plus de batterie ou j ‘étais dans une zone où je ne captais pas. “

Notre recommandation

Pour l’agence Grain’s, avancer dans la transition numérique et utiliser des solutions digitales au quotidien constituent des sujets importants pour les organisations.

Seulement ces utilisations doivent être associées à des recommandations d’usages en lien avec notre conscience d’agir. A l’heure du Covid, ce travail peut paraître difficile compte tenu des directives transmises pour aller de plus en plus sur des modalités de télétravail. Néanmoins, pour le bien-être numérique des salariés, il est aussi important de redéfinir leur capacité d’agir… Alors commençons par ce que nous sommes en mesure de faire… de reprendre le contrôle de nous-mêmes. Qu’en pensez vous ?

L’agence Grain’s intervient en coaching numérique depuis de nombreuses années auprès de publics soit novices du numérique, soit auprès de salariés utilisateurs d’outils numériques. 

Faire de la crise du Covid 19 une opportunité pour devenir une organisation apprenante

Gérer l’incertitude n’est pas naturel dans notre pays

Revenons en 2007. Je suis engagée comme officier de réserve en Afghanistan. Je réalise une mission d’expertise en intelligence économique pour le Ministère de la Défense. Au cours de cette mission, je suis amenée à réaliser une cartographie des entreprises françaises implantées à Kaboul.

Durant mes investigations, les rencontres avec les entreprises se succèdent et se multiplient. Plus mes recherches avancent, plus je découvre que de nombreux français ont tenté l’aventure de venir entreprendre en Afghanistan, alors que nous sommes en pleine guerre contre les talibans. Parmi ces entreprises, je rencontre un boulanger, un restaurateur (qui inspirera certainement la série Kaboul kitchen…), des cabinets conseils mais aussi des cadres de grandes entreprises françaises.

Ma mission m’amène aussi à naviguer prudemment dans Kaboul pour me rendre dans les entreprises. Je circule dans cette ville, où des écoliers  sont en route vers leurs écoles, des commerces sont ouverts et la population vit presque normalement… Lors des alertes à la bombe, les habitants de Kaboul se mettent à l’abri, les commerces ferment leurs rideaux et attendent patiemment que la sécurité revienne. 

Une chose m’interpelle tout au long de cette mission : la capacité de chacune de ces entreprises à poursuivre leurs activités et à prendre des décisions dans l’incertitude du lendemain et à gérer le danger au quotidien.

Dans ce pays, l’adaptation est une question de vie ou de mort.

Savoir adapter son activité professionnelle aux dangers et aux contraintes extérieures est un quotidien que nous ne connaissions pas. En Occident, nous connaissons la théorie en vogue des organisations dites apprenantes : des organisations qui ont su résister aux crises économiques et à la révolution internet. En Afghanistan, les entreprises pratiquent ce modèle tous les jours, pour leur survie.   

La situation d’insécurité que nous vivons actuellement avec la crise du COVID 19 est difficile à vivre pour de nombreuses entreprises. Les mesures de confinement n’ont pas forcément été prévues dans le fonctionnement d’une organisation, implantée dans un pays occidental et en situation de paix. Dans ce cas de figure, impossible de faire des plans d’action de gestion de crise, du fait que la situation évolue au jour le jour…

Cette incertitude est quasiment vécue comme un non sens dans le quotidien d’une entreprise car elle ne tient pas à la difficulté d’accéder à l’information mais à la nature inédite du phénomène auquel nous sommes tous confrontés.

Face à cette situation inédite et dans un contexte de prise de décision avec un manque de planification significative, le décideur peut profiter de cette opportunité pour engager une réflexion de fond sur son organisation et se saisir de cette crise pour décider des changements à venir.

L’organisation apprenante, un modèle fondé sur la capacité d’adaptation des entreprises en situation de crise

Une organisation peut être définie comme “apprenante lorsqu’elle a développé la capacité d’évoluer en permanence grâce à la participation active de tous les membres dans l’identification et la résolution des problèmes liés au travail.” (Robbins et DeCenzo, 2004, p177).

Plus concrètement, l’organisation apprenante utilisera toutes les situations et tous les contextes comme des opportunités pour apprendre. Par exemple, lorsqu’une Direction des Ressources Humaines a l’obligation de repenser sa stratégie, elle s’emploiera à utiliser ce problème comme une opportunité pour faire travailler ses collaborateurs sur leur mode de fonctionnement, ou sur leur schéma organisationnel. Au lieu de sous-traiter cette problématique à un cabinet externe, elle prend du temps pour associer l’ensemble de ses collaborateurs dans l’objectif d’élaborer une vision partagée de leur futur.

Le projet de devenir une organisation apprenante ne se résume pas à un simple changement organisationnel puisque par nature, ce modèle d’organisation fonctionne sur la base de la complexité et d’un raisonnement systémique. Dans un cas de réorganisation, mettre les salariés en télétravail ou les changer de poste ne sont pas sans conséquence, ni sans impact sur l’efficacité du système. Le temps affecté aux mutations de l’organisation est généralement vécu comme une période de souffrance et de frustration. Dans un projet d’organisation apprenante, ce temps investi est considéré comme une opportunité de dialogue pour mettre en exergue des schémas dits mentaux c’est à dire des modèles de pensée et des croyances, qui peuvent dans ce cas précis, rendre toute la démarche apprenante et avec une réelle valeur ajoutée.

Aussi, dans des projets d’organisations apprenantes, il est d’usage d’identifier le pourquoi de ce changement organisationnel. La période actuelle nous donne à la fois le temps de réfléchir sur la raison d’être de l’entreprise et nous invite dans une certaine urgence à imaginer son devenir. Vu que le temps nous l’avons pour une fois…

Comment devient-on une organisation apprenante ?

Question complexe, réponse systémique… Plusieurs étapes sont nécessaires pour avancer sur le modèle de l’organisation apprenante. Réduire ce changement organisationnel à un modèle d’apprentissage ne résoudra pas d’autres problèmes de l’organisation comme par exemple : le rôle du management en situation de crise, la capacité des salariés à gérer l’incertitude par la prise d’initiative, les freins au changement de métiers…

L’organisation apprenante repose sur plusieurs disciplines qui peuvent devenir de véritables leviers pour s’engager dans cette nouvelle orientation :

Les modèles mentaux : il s’agit de patterns ou de modèles de pensée qui illustrent généralement des archétypes au sein de l’organisation. Ces schémas peuvent être de réels blocages dans toute conduite du changement. Par exemple : « ce n’est pas mon rôle », « de prendre des décisions » ou « on a toujours fait comme cela ».

La maîtrise personnelle : cette discipline est une compétence clef à développer chez les collaborateurs. Elle consiste à identifier leurs valeurs personnelles au sein de l’organisation pour les confronter à celles de l’organisation. Ces valeurs peuvent devenir de véritables leviers pour faire évoluer l’organisation et ses membres.

La vision partagée : cette discipline, bien que plus identifiable, est loin d’être « facile » à mettre en œuvre car elle nécessite que chaque partie prenante soit en phase sur le rôle à jouer. Doit-on donner le pouvoir de décision aux collaborateurs dans un projet ou est-ce uniquement une consultation ?

Apprendre en équipe : l’apprentissage en équipe ne s’illustre pas par une action de formation collective. Il s’agit de mettre en œuvre des opportunités pour faire travailler ensemble des collaborateurs sur la résolution d’une situation de travail posée en problématique (ex : recruter un nouveau collaborateur, définir un nouveau mode de fonctionnement, accompagner des clients à l’usage d’un outil numérique etc. )

Penser systémique : cette discipline s’appuie sur des outils et des méthodes de raisonnement systémique. Plus complexe à utiliser, elle est pourtant le socle des autres disciplines qui devront penser au système et aux interactions possibles dans chaque étape de leur projet de changement organisationnel ou de conduite de changement.

Conseils de l’agence Grain’s

Tout projet de transformation en organisation apprenante, porteur de changements de processus, d’organisation, de méthodes de travail devient un succès lorsque les femmes et les hommes de l’entreprise comprennent sa raison d’être et participent intégralement aux mutations individuelles et collectives que le projet sous-tend. Cette dynamique de conduite du changement permet d’ancrer les changements dans les pratiques et les comportements tout en maintenant le cap stratégique du projet.

Ces transformations complexes et systémiques nécessitent une conduite du changement à la fois innovante et agile. Les méthodes de conduite du changement classiques (ex : analyse d’impacts, communication, formation, gestion de projet) sont utiles mais ne sont plus suffisantes. Les programmes de transformation nécessitent des méthodes innovantes d’idéation pour répondre aux changements de fond du monde du travail (méthodes de travail plus collaboratives, plus réactives, créatives et plus concrètes, plus efficientes). Maintenir un bon niveau d’apprentissage social et de productivité des collaborateurs tout au long du projet est un des challenges de la conduite du changement.

Pourquoi choisir l’agence Grain’s pour vous accompagner à devenir une organisation apprenante ?

Devenir une organisation apprenante est une nouvelle compétence collective qui se travaille au sein de votre organisation en toute transparence avec vos collaborateurs… Convaincus que le succès de ce projet, de quelque envergure qu’il soit, passe par un accompagnement des collaborateurs et des unités fonctionnelles, nous plaçons la conduite du changement au cœur de notre métier de conseil et de facilitation.

Notre approche de la conduite du changement est fondée sur l’expérience acquise au cours de mes multiples missions civilo-militaires et d’expertises à l’étranger. Au cours de celles-ci, j ‘ai eu à m’adapter en permanence.

Je mets à votre service ces expériences de vie.

100% masqué(e)s en formation, j’adapte mon présentiel

Mercredi 9 septembre à 17h00 s’achevait un atelier collaboratif intitulé « Co-produire en réunion ». Prévu initialement en mars, la collectivité a souhaité reprogrammer ce présentielavec un groupe d’agents du Conseil Départemental du Finistère.

Les deux journées se sont presque déroulées comme d’habitude…

Mardi 9h00 Mon masque est en place sur mon visage pour rentrer dans la salle de formation. Les gels sont placés sur chaque table. Les agents masqués rentrent dans la salle. Les consignes liées au COVID19 sont transmises.

Voici quelques enseignements de cette formation 100% en mode masqué.

Même masqués, démarrez avec le sourire…

Au cours des derniers mois, mon agence a créé des objets pour animer des réunions ou des formations. En l’occurence, nous avons créé un distributeur de sourires. J’utilisais régulièrement ce brise glace lors de mes ateliers. Il avait tout sa place dans celui-ci.. Comme expliqué au groupe, “à défaut de voir le vôtre, choisissez-en un sur la table…”

Je propose aux participants de choisir leur sourire.

distributeur de sourires
Distributeur de sourires

Disposez les tables en groupe de discussion

Quand je suis rentrée dans la salle, les tables étaient positionnées en rang. Seulement, avec le masque, les dispositions en U ou en rang sont à proscrire. Si vous disposez les tables en groupes de travail de 4 participants, cela permet aux uns et aux autres de voir tout le monde et de créer des échanges en petits comités. En mode conférence, le port du masque freine davantage la prise de parole en public.

Privilégiez les pauses à l’extérieur

Au cours des deux journées, les pauses se sont organisées à l’extérieur pour permettre aux uns et aux autres d’enlever leur masque quelques minutes. Durant cette période, les salles ont été aérées.

Dès le démarrage, la première activité s’est déroulée à l’extérieur. Comme expliqué aux agents, comme le masque rend les espaces clos encore plus contraignants, alors prenons l’air…

Présentez-vous sans masque

Au démarrage de la formation, j’ai pris une petite minute pour me présenter et pour demander aux agents de retirer le masque pour une présentation sommaire. Une formation en présentiel, c’est mettre le groupe en relation. Alors prendre une petite minute pour se reconnaître, ce n’est pas inutile…

Même dans ce contexte, misez sur la pédagogie active et les usages numériques

On pourrait penser que l’actualité pourrait rebattre les cartes de la pédagogie active. Animer un présentiel dans les circonstances actuelles nécessite de prendre en compte les mesures de distanciation sociale. . Comme le masque rend la communication plus difficile, il est important de privilégier les échanges en petits groupes et d’utiliser au maximum le numérique, comme des quiz, des supports dématérialisés ou des espaces formatifs individualisés.  

Prenez soin de vous et de votre groupe en formation

En fin de 2ème journée, nous étions tous très fatigués. Le port du masque en continu fatigue davantage. Si vous avez l’occasion faites de petites pauses de 2mn entre chaque exercice, hydratez-vous et assurez-vous que tout le monde entende correctement.

Finalement, les mesures Covid nous rappelle l’essentiel. De prendre soin de soi au quotidien et du bien-être de son groupe en formation.  

Démarrer une réunion ou une formation interne

Tout commence avec un sourire et une émotion 🙂

L’agence Grain’s considère l’espace de réunion comme un espace de travail apprenant.

Qu’elle soit à distance ou en présentiel, la réunion est un temps de travail propice à l’information, l’innovation, à la production d’idées ou de solutions.

Et tout commence par l’accueil des participants…

Pour accompagner les animateurs et les facilitateurs, l’agence Grain’s a créé “Le distributeur de sourires” : Un objet en bois illustré d’émoticônes pour engager vos participants.

Le distributeur de sourires est une activité ludique, mais qui permet de déclencher une émotion par le toucher de l’objet et l’interprétation des émoticônes.

Vocation de l’objet en réunion

Ce distributeur de sourires a vocation de rassembler les participants autour d’une activité ludique et de susciter la curiosité par la découverte de l’objet.

Le choix de l’usage d’émoticônes

Contrairement aux idées reçues, les émoticônes datent du XIXème siècle et sont apparus la première fois dans un journal le Courrier Belge du 11 octobre 1841 pour figurer l’ironie. Aujourd’hui, la création d’illustrations à base d’émoticônes est considérée comme un art appelé “Art Emoji“.

Une émoticône est un dessin symbolisant une émotion, un état d’esprit, un ressenti, une ambiance ou une intensité, utilisé dans un écrit (quelque soit le support papier ou numérique).

Dans un démarrage de réunion, le distributeur offre un sourire à vos participants. Une sorte de cadeau de bienvenue pour mettre vos hôtes en confiance…

Scénario d’utilisation

Posez -les sur une table et demandez à vos participants de choisir celui qui l’inspire le plus. Le participant le saisit et le suspend à une tige en bois.

Distributeur à sourires

3 principes ont guidé sa conception et sa fabrication.

– Fabrication française et locale (dans un Fab Lab au coeur du Luberon)

– Durabilité de l’objet, choix de la matière bois.

– Conception éco-responsable (pas de peinture uniquement découpe laser)

Cet objet a été conçu par notre équipe de designers durant la période confinement.

Pour en savoir plus sur ce distributeur de sourires : cliquer ici

Halte aux réunions en situation de télétravail !

Au cours des derniers mois, l’agence Grain’s a été sollicitée à de nombreuses reprises pour former à l’animation de réunions à distance. Les formations étaient concentrées sur l’utilisation d’une solution de visioconférence et de ses multiples fonctionnalités. Au fur et à mesure, le programme a évolué pour avancer sur des ateliers collaboratifs à distance et sur la transformation des réunions présentielles en réunions à distance.

Lors des classes virtuelles, les échanges portaient régulièrement sur un même constat : l’augmentation des réunions à distance et l’usage de la webcaméra. Cette pratique de la réunion à distance, parfois abusive durant le confinement, reflète un problème persistant dans les organisations, celle de la présence au travail. Cette association du travail au bureau date du XVIIIème siècle (en lien avec l’invention du bureau).

En 2020, le télétravail « normalisé » par les mesures du confinement, n’a pas forcément fait bouger les lignes sur cette question récurrente : “pour être présent au travail, je dois être présent au bureau. Comme le bureau est à la maison, ma présence se confirme lors des réunions organisées par mon responsable”.

L’usage de la visioconférence devient une nouvelle compétence numérique pour rester dans la course

Au cours des derniers mois, une évolution s’est produite : celle du passage des RDV téléphoniques en appels vidéos. Avant le confinement, il était rare qu’un client accepte l’usage de la visioconférence pour un RDV d’affaires. Certains osaient sous réserve d’avoir le bon équipement et des autorisations nécessaires de leur service informatique.

Pour moi, cette pratique professionnelle date de 2005. A l’époque je travaillais pour le groupe Plastic Omnium, qui disposait d’une salle dédiée à la visioconférence. Les équipements étaient coûteux et la connexion internet difficile. Très souvent les réunions en appel vidéo s‘achevaient en « conf call », autrement en conférence téléphonique.

Aujourd’hui, le remplacement des ordinateurs fixes par des portables disposant de web caméra intégrée et l’accès gratuit à des solutions de visioconférences ont profondément modifié le mode de communication dans nos organisations et l’usage exponentielle de la vidéo.

Dorénavant, les usages de la visioconférence et de la webcaméra en réunion se généralisent et sont devenus de nouvelles pratiques professionnelles, voire la compétence numérique à acquérir pour rester dans la course. Ceci s’observe assez bien dans les modalités de e-recrutement et dans les plans de formations internes sur les accès aux formats à distance.

La réunion à distance est un prétexte pour justifier de sa présence au travail

Aspect plus inquiétant, l’organisation multiple des réunions à distance, leur durée étalée sur des journées entières ont été utilisées comme un outil de management pour contrôler la présence du collaborateur au travail. « Si je te vois, je sais que tu travailles… » Parfois, cette pratique s’est même accentuée par les collaborateurs eux-mêmes lors du confinement par peur de perdre leur emploi et pour indiquer qu’ils étaient bien « au travail ».

Après coup, si vous interrogez des collaborateurs sur l’usage futur de la réunion à distance, le constat est mitigé. Ces nouvelles pratiques professionnelles ont généré de nouveaux symptômes comme l’hyperconnexion et la fatigue liée au travail sur écran.

L’usage abusif de la caméra ne prend pas en compte l’intimité géographique du collaborateur


Dans les formations de l’agence Grain’s, nous abordons les conditions d’emploi de la caméra et des principes clefs pour garantir l’attention des participants en réunion à distance. La lumière, le cadrage, la qualité de l’audio sont des facteurs essentiels pour qu’une réunion à distance se déroule bien. La caméra peut être activée sous certaines conditions. Qu’elle soit utile aux échanges et qu’elle ne divulgue pas l’intimité géographique du participant. Si celui-ci ne veut pas montrer l’endroit dans lequel il est, et encore plus s’il est à son domicile, il est dans son droit.

Pour l’agence, ce dernier principe nécessite un peu de pédagogie d’autant plus si la demande vient d’un responsable à son collaborateur. L’utilisation de la caméra doit respecter certains aspects de la vie privée du collaborateur et prendre en compte les contraintes de débit internet.

Aussi, nous conseillons dans nos formations l’usage de pratiques collaboratives qui ne nécessiteront pas forcément la caméra lors des activités. Par exemple, une activité de co-écriture sur un document partagé ne nécessite pas l’usage de la vidéo. Seul l’échange audio peut suffire. Elle peut aussi se réaliser sans être connecté en direct à une solution de visioconférence.

Ce premier pas de la pratique collaborative à distance peut être un remède à court terme concernant la question de la présence au travail. Elle permet d’apprendre à l’ensemble des collaborateurs, un nouveau mode de travail : je peux travailler sans être visible par mes collègues et par mon manager.

En télétravail, l’usage fréquent de la réunion est en contradiction avec l’autonomie de la situation de travail

Avant le confinement, la réunion était organisée majoritairement en présentiel. Collectivités et entreprises s’étaient même engagées dans des réaménagements importants de leurs salles de réunions pour revisiter les modes d’animation.

Mars 2020, la crise du COVID 19 a rendu les salles de réunion, comme des lieux à éviter absolument…La solution rapide a été d’organiser les mêmes réunions mais à distance…sans même s’interroger de l’adéquation du contenu au format distanciel ? Une heure de réunion en présentiel n’équivaut pas à une réunion en distanciel. L’attention est différente face un écran d’ordinateur car l’ouïe et la vue sont sollicitées plus intensément.

Après plusieurs mois de pratiques intensives, les réunions à distance soulèvent de nombreuses questions dans les organisations…Quelles types de réunions en présentiel ? Quelles réunions en distanciel ? Le format hybride est-il plus approprié ?

Pour l’agence Grain’s, l’usage de la réunion à distance doit être associée à la question de la présence au travail et de la responsabilisation. En situation de télétravail, si l’outil « réunion » continue d’être « utilisé » comme une méthode de management « command and control », la pratique du télétravail ne servira à rien dans les organisations. Par contre, si l’usage de la réunion sert davantage à guider le collaborateur en situation de télétravail ou comme soutien technique de type AFEST, le mode réunion à distance, peut avoir un réel potentiel.

Si l’usage de la réunion à distance rime davantage avec confiance et responsabilisation, alors nous pourrons envisager une évolution de nos organisations, capables de devenir des organisations apprenantes.

L’agence Grain’s rejoint le club des certifiés Qualiopi

Certification Qualiopi

L’agence est heureuse de vous annoncer sa nouvelle certification qualité obtenue le 22 juillet 2020 pour ses actions de formations (classes virtuelles et ateliers). 

Une journée d’audit qui permet de revisiter l’ensemble de ses processus internes, ses outils numériques de formation et la communication de l’organisme de formation. 

Pour préparer l’audit, nous avons suivi une formation 100% à distance sur le référentiel QUALIOPI, organisée pendant le confinement par la CCI de l’Allier. Cette formation a été très utile pour s’auto-évaluer et analyser les processus de l’organisme de formation.  

A la suite de la formation, il aura fallu 1 journée et demi pour préparer un tableau de suivi d’audit et reprendre tous les critères, un par un. 

Une étape indispensable pour être prêt le jour J. 

La boite à Grain’s : Une boutique en ligne unique en son genre pour faciliter le travail en équipe et le télétravail…

L’agence lance sa boutique d’objets pédagogiques pour faciliter le travail en équipe et le développement de compétences numériques utiles en situation de télétravail.

la boite à Grain's
La nouvelle boutique de l’agence Grain’s

Dans de nombreuses organisations, le travail en équipe a pris une place importante dans le fonctionnement des services et des départements. De plus en plus, les collaborateurs sont formés aux techniques dites d’intelligence collective (comme le World café) et aux méthodes d’animations créatives.

L’agence Grain’s forme ces équipes à la facilitation et à l’animation de réunions (en présentiel et en distanciel). Dans sa 1ère mallette pédagogique, l’agence s’attachait à rendre concret ces nouvelles méthodes de travail en utilisant des objets et des techniques de prototypages.

les 1ers objets pédagogiques développés par l’agence en 2019

L’objet a une place particulière dans les mécanismes de collaboration et d’apprenance en équipe. L’objet réunit les individus autour d’un objectif à atteindre. Celui-ci peut être ludique comme un puzzle. Il peut être créatif comme la construction d’une maquette.

Les nouveaux objets sont utilisables en réunion en présentiel ou en distanciel.

Dans l’animation de ses ateliers ou ses classes virtuelles, l’agence utilise des objets pédagogiques dont les usages peuvent varier en fonction des besoins. Chaque objet pédagogique peut être utilisé en groupe ou par une seule personne en situation de travail.

Ces objets s’utilisent dans des contextes et dans des buts multiples : Brise glace, résolution de problèmes en équipe, questionnement sur un sujet, cohésion d’équipe.

Jeu de 7 familles Novices du numérique (DIY)

52 cartes pour découvrir des astuces numériques et jouer aux cartes.

L’agence Grain’s est trés heureuse de vous annoncer le lancement de son nouveau jeu de 7 familles à destination de novices du numérique.

Jeu de 7 familles, sa boite et son porte carte à imprimer

Un jeu sur les usages du numérique également pour toute la famille

Le jeu permet un échange ludique et bienveillant sur les usages du numérique au quotidien et pour toute la famille. Pour tous de 7 à 107 ans !

Les cartes sont conçues par des professionnels du numérique.

Les cartes I Grain’s peuvent s’utiliser dans de multiples opportunités, par exemple, lors d’un atelier à destination des enfants sur les usages d’internet, pour des formations internes et à distance pour des collaborateurs débutants sur le numérique, sans oublier des rencontres intergénérationnelles.

Un jeu à fabriquer soi-même comprenant

  • 7 familles : Navigation numérique, télétravail, communication numérique, sécurité numérique, boite à outils numérique, numérique responsable
  • 52 cartes pour éclairer sur le fonctionnement d’internet et les usages du web
  • Un gabarit de boîte à imprimer et à fabriquer.
  • Un porte carte ludique pour poser la carte devant son ordinateur

Ce que mes années de sauvetage en mer m’ont apporté : Une aptitude à gérer l’incertitude et à apprendre à agir face à la peur

A l’âge de 23 ans, je me suis engagée comme sauveteuse en mer à la S.N.S.M pour surveiller les plages durant la période estivale. Quand vous êtes jeune et que vous pouvez gagner un peu d’argent en maillot de bain en gardant les plages, vous sautez sur l’occasion ! Seulement cette activité saisonnière implique une difficile année de formation en cours du soir et durant les week-end pour apprendre les gestes de premiers secours, la navigation en mer avec un zodiac ou un marine jet, un certificat en télécommunications pour parler dans une V.H.F, pratiquer l’hélitreuillage et s’entraîner de nombreuses heures sur des scénarios de sauvetage en mer. 

Au cours des 2 premières saisons, j’étais une “sauveteuse simple” qui apprenait de ses pairs la gestion d’un poste de secours et la surveillance d’une plage. Dans le quotidien d’un sauveteur en mer, les accidents peuvent survenir de tous les côtés même si votre rôle est de surveiller des baigneurs et des plaisanciers. Les événements peuvent vous prendre par surprise, soit parce qu’un vacancier vient de faire un malaise dans l’eau ou parce qu’un enfant de 3 ans s’est perdu sur une plage de plus d’un kilomètre….

Céder ou non à la peur ?

Voilà une question que nous pouvions nous poser mais dans l’instant, nous devions plutôt penser à la gestion de l’intervention. Avoir peur, c’est naturel. Mais la laisser prendre le dessus conduit à ne pas agir. La peur est utile quand elle sert à identifier les axes d’intervention et les zones à risque.

Ce fût un des premiers enseignements de ces 2 premières années.

Avoir peur, c’est naturel. Mais la laisser prendre le dessus conduit à ne pas agir.

La distinction entre le risque et l’incertitude

En sauvetage, quand on intervient au secours d’un individu, on fait la distinction entre le risque et l’incertitude. Le risque pour un sauveteur correspond à des situations connues, à des accidents de plages qui se répètent comme par exemple les insolations, les malaises, les chutes, les noyades.  Le risque se mesure à la fois pour celui qui sauve et celui est secouru. Dans ce cas, de nombreuses heures d’entrainement ont été nécessaires pour apprendre à gérer ces situations et à déterminer des scénarios d’interventions.

A l’inverse, l’incertitude correspond à la nature inédite du phénomène auquel on est confronté. Par exemple, une tempête peut être avoir certains aspects connus, comme une houle importante et générer beaucoup de vent. Mais chaque tempête provoque des événements inédits, comme le naufrage de plusieurs bateaux sur une plage.

Une saison 2001 avec des incertitudes

Pour illustrer ce propos, j’aimerais vous raconter une histoire vécue lors d’une saison en 2001 passée à Saint Palais-sur-Mer. A l‘époque j’étais cheffe de poste et gérai une équipe de 4 sauveteurs. Nous avions en moyenne une évacuation par jour. La plage était très fréquentée et de nombreux accidents avaient lieu, de toute nature. Leur gravité augmentait au fur et à mesure que le mois juillet défilait…

A la fin du mois, nous avons été alertés d’une tempête à venir. En plage, les avis de grand frais et de coup de vent peuvent être récurrents. Une tempête est plus rare même si aujourd’hui ce phénomène est plus fréquent.

La tempête est intervenue en fin de journée et a continué jusqu’au lendemain.

Au petit matin, lorsque nous nous sommes rendus sur la plage, plusieurs bateaux de plaisance s’étaient échoués et d’autres étaient en train de couler accrochés à leur mouillage. Certains étaient également en dérive dans la zone de baignade. Pour nous, la priorité était de sécuriser la zone et d’évacuer les bateaux échoués. J’ai lancé une alerte au SDIS de Royans pour leur demander d’intervenir et nous aider dans nos multiples interventions.

Au bout de plus de 2 heures d’interventions, un des pompiers était en difficulté avec un des bateaux au mouillage. Sans attendre, j’ai pris mes palmes et j’ai nagé jusqu’au bateau en détresse. Je mentirais si je n’avouais pas avoir eu peur de m’engager dans une mer très agitée et dans une zone avec des bateaux en galère. Mais j’avais été formée à nager dans une forte houle et je faisais également confiance en la capacité de mon équipe et dans celle du SDIS d’intervenir en cas de problème.

Aussi face l’incertitude liée à cette situation inédite et malgré l’émotion, j’ai décidé d’assurer ma mission et d’agir.

Agir dans l’incertitude

Face aux situations inédites, l’incertitude peut varier considérablement. Il y a des situations radicalement inédites, où tout est incertain. Mais même dans ces rares situations, nous pouvons savoir ce qu’il est important de faire ou de ne pas faire. Le plus souvent, il suffit de se référer à des situations proches, ce qui permet de mettre en lumière des similitudes et des différences. C’est notamment le cas aujourd’hui avec la crise du COVID 19.

17 mars, le temps s’est presque arrêté…

Le 17 mars, pour de nombreux professionnels, le temps s’est arrêté. Les mesures de confinement ont mis fin aux activités. Forcément, ces annulations ont généré des pertes de recettes.

Pour mon agence, la question était de savoir ce qui pouvait être fait face à une situation qui évolue de semaine en semaine. La décision avait déjà été prise d’anticiper ces mesures de confinement et de mettre en avant ses capacités de télétravail et d’animations de classes virtuelles.

Dans la situation du Covid19, je me sers de ce que j’ai appris en sauvetage en mer :  agir plutôt que de ne rien faire et de subir.

Certes, la mise en place du télétravail et des classes virtuelles a généré des coûts. Le maintien d’une stagiaire provoque des dépenses, qui étaient prévues avant le confinement.

Dans les études réalisées sur l’incertitude, il a été démontré qu’il est souvent plus facile d’évaluer la perte acceptable que le gain attendu. A ce jour, le pari est gagnant.

Mon mode de raisonnement face à l’incertitude

Mes années passées à la SNSM faisaient sourire mes proches quand j’étais jeune. Elles sont devenues pour moi une clé de raisonnement pour agir face aux dangers et aux difficultés.

Le dilemne est toujours le même: Agir ou subir.

J ‘ai choisi le premier.

Confinement et transition numérique

Journal d’une formatrice confinée et d’apprentis technophiles du numérique

Quand l’annonce du confinement a été prononcée, la question s’est posée du maintien des formations à destination des groupes en situation d’illettrisme numérique. Au cours de la journée du 16 mars, plusieurs formateurs et formatrices ont travaillé pour élaborer de nouveaux parcours accessibles aux stagiaires inscrits dans une formation dédiée à la maitrise des TIC.

Mardi 31 mars s’achevait en distanciel une formation (normalement prévue en présentiel) avec un groupe d’apprenants assidus, connectés et producteurs de ressources numériques.

Je garderai en mémoire le déroulé d’une dernière journée de formation, réalisée avec ce groupe qui débutait leur parcours, ne sachant pas vraiment ce qu’il deviendrait en fin de formation…

La classe virtuelle a démarré à 8h00. Les apprenants rejoignent sans hésitation et sans difficulté la salle de visioconférence créée avec l’outil Whereby. Certains savent se connecter avec leurs ordinateurs et d’autres avec des smartphones. Michel, un des stagiaires m’explique qu’il a trouvé la solution par lui-même pour résoudre son problème de caméra.  

Nous avons démarré par des consignes et des tutoriels publiés dans un support collaboratif avec l’outil Padlet. Les stagiaires travaillent en autonomie sur la création d’un formulaire de 9h30 à 10h30.

De 10h30 à 12h00 : Une deuxième classe virtuelle est organisée sur les agendas partagés. L’objectif est de les familiariser avec l’usage de plannings dématérialisés.  

A 13h00, des stagiaires discutent seuls dans la salle virtuelle. La formation reprend. Je souris car ils sont devenus autonomes dans l’usage de la solution de visioconférence. 

13h00 à 14h00 : Un exercice est demandé : Créer leur planning de formation à l’aide d’un agenda numérique, soit avec outlook, soit avec google agenda.

14h00 : Une 3ème classe virtuelle est proposée pour apprendre à créer de courtes vidéos avec Adobe Spark. Nadia réalise son premier cv vidéo. David, michel réalisent une vidéo souvenir sur leur formation. Laetitia crée une vidéo pour présenter ses prestations en œnologie.

17hO0 : La formation se termine par un bilan. Chacun s’exprime avec ses propres mots sur ce qu’ils auront appris, sur ce qu’ils savent aujourd’hui faire en mode télétravail.

Pour moi, le confinement aura été un accélérateur dans l’acquisition de compétences numériques et dans la capacité de «télétravailler». Hier, ils étaient des novices du numérique. En quelques semaines, certains sont devenus des technophilesd’autres des apprentis du numérique capables d’agir en situation et par eux-mêmes.