Une nouvelle mallette d’outils pour facilitateurs et facilitatrices

Après plusieurs mois de recherches, de nouveaux outils ont été créés au cours du 1er semestre 2021 avec Gwladys WARRÉ, Designer en stage.

Cette mallette d’objets a été conçue à partir de méthodes de facilitation utilisées dans les projets d’organisations apprenantes.

L’agence est en faveur d’un présentiel apprenant et collaboratif

A l’heure où le tout numérique et le tout distanciel ont permis aux organisations d’avancer sur de nouvelles modalités de travail et de collaboration, l’agence Grain’s s’engage dans une nouvelle voie pour favoriser le retour à un présentiel “apprenant” et “collaboratif”.

Nous sommes convaincus que les espaces de travail auront vocation à évoluer dans les prochaines mois (ou années), notamment avec l’expérience vécue du télétravail pour une grande majorité de collaborateurs. En effet, on entend dire que “le télétravail ne peut convenir à tout le monde” mais ceux qui auront apprécié le “home office” auront certainement dû mal à revenir dans leurs anciens bureaux.

En 2018, l’agence Grain’s avait publié un livre blanc intitulé “Le Design d’espaces apprenants“, dans lequel nous abordions le développement de l’hybridation des espaces de travail et la nécessité de travailler sur une nouvelle fonctionnalité des espaces de travail. Dans cet ouvrage, nous avions analysé le développement des espaces de coworking ou des Livings labs. Or les espaces avaient traité uniquement sur la base du présentiel, sans prendre en compte la montée en puissance des espaces numériques et collaboratifs comme Teams ou Slack. Pour l’agence, les espaces physiques seront de plus en plus granularisés (découpés en fonction des usages) et auront vocation davantage à servir aux regroupements des collaborateurs, pour favoriser l’interconnaissance ou le travail collaboratif. C’est déjà le cas dans certaines entreprises américaines, qui fonctionnent 100% en distanciel.

C’est aussi le cas de l’agence Grain’s qui ne dispose d’aucun bureau. Tous les collaborateurs ponctuels de l’agence se regroupent via un espace sur Teams, en fonction de leur projet affecté. C’est comme cela que nous avons donné naissance à la nouvelle “mallette de l’organisation apprenante” et la boîte à Grain’s avec Gwladys, basée sur Paris.

L’agence est en faveur de la “re matérialisation” des outils d’animation et d’idéation pour motiver le retour au présentiel.

De nouveaux outils pour apprendre à travailler autrement en présentiel et/ou en distanciel

En 2020, Gwladys Warré , designer et Séverine CHARLON, fondatrice de l’agence ont développé toute une gamme d’outils de facilitation et d’animation : La boîte à Grain’s. Certains outils ont été développés en deux versions : en bois et en numérique.

En 2021, la nouvelle mallette dédiée à l’organisation apprenante s’appuie sur les travaux de Peter SENGE, auteur de l’ouvrage la 5ème discipline. Ce livre explique le concept de l’organisation apprenante et les 5 disciplines composant le modèle de fonctionnement de ce type d’organisation. Nous apportons un éclairage sur le site si cela vous intéresse.

Cette nouvelle mallette est composée d’une série d’objets insolites, comme la Road Map ou le jeu de la roue, qui guideront les facilitateurs et facilitatrices dans leurs accompagnements et les projets de changement.

Ces objets sont fabriqués en bois dans une démarche éco-responsable (matériau recyclable et fabrication locale à Lourmarin située à 70km de l’agence). Des versions numériques sont également accessibles pour les équipes travaillant à distance.

Nous souhaitons que cette rentrée de septembre s’organise avec de nouvelles réflexions et de nouvelles orientations sur ce que signifie le travail, le fonctionnement des équipes et les espaces utilisés. A notre avis, les visions de chacun et les croyances ont déjà bien évoluées.

Et si je développais des métacompétences en 2021 ?

Avec la crise du Covid et la montée en puissance du numérique dans le monde du travail, de nouvelles compétences deviennent stratégiques.

Plusieurs articles du magazine Harvard Business Review plaident pour faire évoluer la définition du mot compétence. On peut observer de nouvelles approches la définissant comme étant une capacité à agir dans un contexte particulier et s’adapter à des situations complexes.

A ce titre, des articles récents explorent d’autres champs, en apportant de nouvelles catégories comme les métacompétences. En voici quelques-unes : la pensée critique, le raisonnement systémique, l’agilité numérique, la résolution de problèmes, la réflexivité.

A quoi servent ces nouvelles compétences dans la vie professionnelle ?

Dans cet article, nous vous proposons d’apporter un éclairage et des pistes de travail pour doter vos organisations de nouvelles compétences collectives et cognitives. 

La nouvelle catégorie des métacompétences

Les compétences métiers existeront-elles encore demain ? Il est légitime de se poser la question, avec la place qu’occupe aujourd’hui les outils numériques dans le métier. Certaines compétences appartenant à mon métier sont aujourd’hui réalisées par des machines, plus ou moins intelligentes. Ces machines calculent plus vite qu’un humain, peuvent résoudre un problème à ma place comme les mises à jour automatiques de mes logiciels ou peuvent répondre à des visiteurs sur mon site web dans une messagerie instantanée.

Selon le Harvard Business Review, on prédit que le métier dépendra du contexte professionnel (le projet d’un client, par exemple), socio-économique, sanitaire, démographique, environnemental ou encore technologique. Tous ces paramètres déterminent et façonnent déjà mon activité.

Pour de nombreux indépendants et de salariés, les catégories de compétences varient en fonction des situations de travail : par exemple quand je consulte ma messagerie, j’utilise une compétence technique mais elle est conditionnée à une analyse critique de l’information, notamment dans la suppression des spams.

Certaines compétences peuvent avoir une influence sur d’autres compétences, on parle dans ce cas de métacompétences. Les méta-compétences sont des compétences permanentes acquises de façon totalement autonome. Elles permettent d’acquérir d’autres compétences analytiques ou techniques. Afin de les développer, un individu doit investir plus d’énergie et d’attention que dans les tâches routinières ordinaires.

Pour mieux comprendre ce qu’elles sont, nous allons décrypter 5 métacompétences, parmi celles qui existent.

La pensée critique, une compétence fondamentale pour construire sa connaissance sans automatisme

L’esprit critique est une compétence parfois difficile à cerner au quotidien et pourtant nous l’utilisons sans nous en rendre compte : rechercher une information sur le web, identifier un message frauduleux ou lire d’un article en vérifiant la source d’information.

La pensée critique peut être considérée comme le début d’une action comme par exemple quand nous apprenons : on analyse et on évalue une information afin d’améliorer ses pratiques.  Pour comprendre une information, nous pouvons nous poser des questions ou la reformuler.

L’esprit critique sert à ouvrir son esprit, à identifier ses croyances, ses dogmes, ses modes de raisonnements courants.

Pour vous accompagner à identifier les croyances ou certains dogmes, l’agence Grain’s a créé une affiche pédagogique sur les schémas mentaux. Ce poster comporte 3 techniques pour vous guider dans ce travail d’identification des modes de raisonnement récurrents, voire automatiques, qui peuvent être dans certains cas, des sources de résistance au changement. 

La pensée systémique, une compétence cognitive pour la prise de décision et le fonctionnement en mode projet

Encore une compétence considérée comme complexe et trop peu développée. Pourtant, si nous regardons la réalité dans laquelle nous évoluons, tout est une histoire de système : le vivant est un système, les organisations de travail sont des ensembles systémiques, qui interagissent entre eux.

La pensée systémique est le mode de raisonnement à privilégier pour résoudre des problèmes complexes. Elle peut aussi servir à analyser l’impact d’une décision et dans un même temps, d’analyser les effets sur la nature du problème initial. Ce qui est rarement fait dans les processus de décision.

La complexité fait partie de notre quotidien. Le raisonnement systémique devrait l’être aussi.

L’agence Grain’s a conçu un carnet d’exercices pratiques pour s’exercer à la pensée systémique. Cet outil pédagogique ludique peut être d’une grande aide pour s’initier à la résolution de problèmes complexes.

L’agilité numérique, une compétence garante de la confiance que nous accordons aux outils et aux individus

Être agile dans l’utilisation des outils numériques n’est pas qu’une question d’équipements. L’agilité comprend la connaissance du fonctionnement d’un moteur de recherche, notamment avec l’usage de booléens. Ce sont par exemple les guillemets que l’on place entre les mots clefs pour qualifier une recherche d’informations. Cette compétence couvre également la compréhension des algorithmes des réseaux sociaux dans une démarche de E-reputation et éviter des frustrations inutiles ou de prendre conscience d’être absorbé (par exemple sur des notifications).

L’agilité numérique devrait être un pré-requis au télétravail et aux perspectives de travailler en mode hybride, en présentiel, en distanciel ou dans des espaces de coworking.

Plus vous êtes agile dans les usages numériques, plus vous reprenez le contrôle… Vous prenez conscience de la part d’attention qu’ils occupent dans un emploi de temps. Ce qui permet pour les organisations de mettre en place de nouveaux modes de régulation sur l’utilisation des outils collaboratifs, comme Teams ou Klaxoon, voire de nouveaux métiers comme celui de manager de la collaboration ou coach de prévention des distractions.

La résolution de problèmes, une compétence anglosaxonne qui gagne du territoire en France

La capacité à résoudre des problèmes est utile dans bien plus de domaines qu’un devoir de mathématiques. La pensée analytique et les compétences pour résoudre des problèmes sont exigées dans bien des emplois allant de la comptabilité à la programmation informatique en passant par les enquêtes policières et des activités plus créatives telles que l’art, le théâtre et l’écriture.

D’après l’étude du World Economic Forum publiée en 2020, la résolution de problèmes fait des top 10 des compétences transversales (Soft Skills).

La résolution de problèmes complexes consiste à appliquer des méthodes d’idéation (comme la méthode SCAMPER) et à utiliser l’imagination pour concevoir des solutions intelligentes aux problèmes.

L’automatisation des taches simples rend notre cerveau un peu fainéant face à la complexification de certains travaux. Penser autrement avec des méthodes d’idéation peut être trés utile sur des projets complexes pour éviter les erreurs de raisonnement ou les raccourcis trop faciles.

La réflexivité, une aptitude qui prend forme dans l’AFEST

La réflexivité est un processus cognitif qui consiste à prendre du recul sur son mode de fonctionnement ou sur ses routines de travail. De nombreuses recherches en sciences sociales ont tenté de définir la pratique réflexive. On parle également d’écriture réflexive. Il s’agit d’un exercice pédagogique dans lequel un apprenant rédige toutes les étapes qui ont mené à réaliser la tâche demandée. 

En formation, la réflexivité est pratiquée lors de la rédaction des dossiers professionnels pour l’obtention de titre RNCP. Les apprenants rédigent un rapport en décrivant leur processus de travail.

La réflexivité est connue aujourd’hui avec la formation en situation de travail (AFEST). Elle constitue une des étapes de la formation, dans laquelle le salarié réalise une analyse sur sa pratique et détermine les écarts entre ce qu’il sait faire et ce qu’il devrait être fait.

La réflexivité est également un formidable levier pour développer de nouvelles postures et d’identités professionnelles, notamment pour devenir un référent ou un tuteur AFEST au sein de l’entreprise.

En 2021, misons sur des compétences cognitives pour redessiner de nouveaux métiers.

La crise du Covid a modifié la vision que nous avions sur ce que devrait être un savoir-faire ou un savoir-être dans des contextes difficiles et complexes. Auparavant, les organisations définissaient des profils en vue d’exercer un métier dans un environnement stable.  

Dorénavant, un individu devra être capable d’agir en fonction d’un contexte précis.

Le contexte sanitaire a eu des conséquences sur les processus métiers internes comme les services formation. Des sessions ont été organisées dans les 15 jours pour répondre à une situation de travail problématique.

On peut espérer que l’expérience vécue durant la crise du Covid amènera à miser sur le potentiel de chacun pour permettre de développer soit en formation, soit de manière autonome, des compétences comme la créativité ou l’attention.

En attendant, chacun peut commencer à entraîner son cerveau et à mobiliser un nouveau socle de compétences pour être en capacité de réagir, quel que soit l’avenir.

Les nouvelles compétences de sortie de crise : les méta compétences

Si la question de la compétence occupe déjà une place importante dans nos organisations, elle ne répond pas forcément à toutes les problématiques, notamment d’adaptation, de gestion de l’incertitude etc…

La crise du Covid en est la preuve… Elle nous a forcés à nous adapter à des situations complexes comme celle du confinement total. Les mesures successives ont bousculé les organisations de travail et ont provoqué des changements radicaux dans la manière de fonctionner au quotidien pour de nombreuses entreprises. Et ces changements ont aussi mis en lumière de nouvelles typologies de compétences, appelées les méta compétences.

Des compétences globales et digitales particulièrement utiles dans le contexte de la crise sanitaire

Comme toutes les entreprises, l’agence Grain’s a dû réagir vite pour être en mesure de maintenir l’activité. Pour ce faire, elle a dû s’appuyer sur les compétences numériques de son activité, notamment en se positionnant sur une offre de classes virtuelles. Cette 1ère compétence peut être appelée la digitalité.

Au cours de cette année, certains nouveaux clients de l’agence sont devenus des partenaires ou des fournisseurs. Elle a donc travaillé sur son écosystème, en adoptant un mode de raisonnement systémique. Cette 2ème compétence peut être appelée la pensée systémique.

Ces compétences ne sont pas des compétences métiers. On les appelle des métacompétences.

Des compétences stratégiques qui influencent les compétences métiers

Une métacompétence est comme une macrocompétence, composée d’un certain nombre de compétences. Les métacompétences influencent les compétences qui la composent.

Elles ne sont pas non plus des soft skills.

Par exemple pour la digitalité de l’agence, la transformation de l’agence s’est traduit par la mise en place de stage en télétravail et d’une activité de formation 100% en distanciel autrement dit par le déploiement de 2 compétences opérationnelles : le travail à distance et la formation en distanciel.

Sur le web, plusieurs définitions tentent de définir la méta compétence. On la désigne comme la capacité à évaluer le stade de développement de ses compétences propres. La méta compétence se développe à mesure que la capacité de réflexion se renforce.

On les définit aussi comme des compétences permanentes acquises de façon totalement autonome, qui permettent d’acquérir d’autres compétences plus axées sur la performance.

A quoi peuvent servir ces méta compétences ?

Les méta compétences sont utiles si elles servent à la résolution de problèmes et dans des enjeux de conduite de changement. Elles peuvent être particulièrement utiles dans des démarches pour devenir des organisations apprenantes par exemple.

Parmi des méta compétences identifiées, la méta compétence systémique est composée de plusieurs autres compétences comme la problématisation (savoir poser une problématique), la pensée complexe selon les enseignements d’Edgar Morin, ou l’esprit critique.

Dans un projet de changement, il est fondamental d’acquérir une compétence systémique pour avoir une vision globale du problème. La crise sanitaire en est une bonne illustration.

On peut citer également la méta compétence “apprendre à apprendre” qui conditionne l’accès à l’autonomie des collaborateurs ou d’apprenants dans le contrôle et l’orientation de leurs parcours. Elle renforce l’autonomie quel que soit le niveau et le cadre d’apprentissage, formel ou informel. En outre, elle permet une utilisation plus efficace du potentiel du numérique.

Certaines métacompétences sont fondamentales en période de crise

La connectivité est une méta compétence fondamentale. Elle symbolise toutes les intéractions liés à mon métier. Aujourd’hui, mon métier n’est plus basé sur la logique additionnelle (expérience + formation) mais sur une logique d’intéractions sociales diverses, d’apprentissage en situation de travail, de contextes divers etc.. Mon réseau social, qui soit sur Linkedin ou via mes clients, mes fournisseurs ou mes partenaires, mon métier évolue chaque jour à travers ses intéractions.

Autre métacompétence fondamentale est la « talentité ». Les valeurs individuelles que j’incarne, me définissent dans mes relations aux autres et dans mon métier. La valeur se quantifie aujourd’hui avec le nombre d’intéractions sociales. La valeur se mesure à travers le nombre de Like sur un profil de réseau social.

Rayonner dans son activité n’est juste plus la consécration mais le besoin initial de toute personne, qu’elle soit salariée ou indépendante. L’employabilité d’un individu passe dorénavant par sa capacité à se rendre visible et à travers les contenus qu’ils partagent soit dans un réseau social public ou privé d’entreprise. Cette compétence assez contreversée est pourtant devenue une réalité.

Conclusion

Avec le contexte actuel, certaines méta compétences ont été des premières solutions pour réagir à la crise. Peut-être aurons-nous à nous pencher sur le sujet à la rentrée pour anticiper la sortie de crise…On appelle cela la métacompétence prospective.

10 INSPIRATIONS pour innover en formation

Tous les ans, la célèbre institution Open University rédige un rapport recensant les plus importantes innovations pédagogiques et l’emploi de nouvelles technologies dans les mécanismes d’apprentissages. Cette infographie résume les 10 grandes tendances en  2021. 

Innovations pédagogiques 2021

1- Meilleurs moments d’apprentissage

Notre capacité à apprendre est directement liée à notre état d’esprit. On parle de concept d’absorption cognitive : concentration totale sur une tâche, curiosité sensorielle, intensité du plaisir.

2- La réalité enrichie

La réalité enrichie est utile lorsqu’elle est utilisée pour créer des expériences qui ne seraient pas possibles autrement : Utiliser des jeux sérieux ou la réalité virtuelle pour immerger les apprenants dans un contexte particulier.

3- La gratitude comme modalité pédagogique

Les enseignants et les étudiants sont invités à préparer et examiner leur attitude avant de commencer les activités d’apprentissage. La gratitude peut également être appliquée comme une tâche d’évaluation.

4- Utiliser un chatbot dans l’apprentissage

Utiliser un agent conversationnel, surtout si celui-ci est doté d’une IA, pour être un outil de conversation entre l’enseignant et les apprenants eux-mêmes, assurer une aide lorsque l’enseignant n’est pas disponible, conserver les questions posées et analyser la participation des apprenants.

5- Pédagogie axée sur l’équité

Dans l’apprentissage pour tous, il est nécessaire de tenir compte des barrières personnelles, culturelles et sociétales. Penser à l’inclusion, dans les choix pédagogiques et dans l’usage des technologies dans l’enseignement.

6- Éducation basée sur le hip-hop

L’usage du Hip Hop nécessite une analyse critique de la plus value de cette discipline artistique. On utilise les textes de musique, les vidéos, les podcasts, les graffitis et la breakdance dans le corpus du cours, ce qui permet de raccrocher les groupes marginalisés par l’enseignement classique.

7- Enseignement et apprentissage co-créés par les étudiants

L’approche ressemble à des communautés de pratiques. Exemple de contenus créés par les apprenants : enquêtes, entretiens, consultations, tests de matériaux, ateliers et critiques, présentation d’un contenu du cours.

8- Télécollaboration pour l’apprentissage des langues

La télécollaboration permet à un étudiant de tutorer une autre dans sa langue maternelle, tout en collaborant dans la langue du partenaire dans le cadre du même échange.

9- Enseignement factuel

L’enseignement factuel consiste à utiliser la méthode d’évaluation appelée “Evidence based” pour éclairer les décisions dans le choix d’une pédagogie à appliquer dans un domaine donné : examen des preuves apportées par des chercheurs pour déterminer si il y a des avantages à une approche pédagogique qui fonctionnera mieux qu’une autre (apprentissage de la lecture avec les recherches en science cognitive).

10- Pédagogie basée sur le corpus

Une collection de textes, une collection d’articles de journaux sur plusieurs décennies ou une collection de conversations informelles sont connues sous le nom de corpus. La pédagogie basée sur le corpus permet de découvrir comment certains mots sont utilisés et de faciliter leur compréhension : comparaison d’un mot dans une autre langue (exemple le jeu – play /game).

Faire de la crise du Covid 19 une opportunité pour devenir une organisation apprenante

Dans certains pays, l’incertitude n’empêche pas d’agir.

Revenons en 2007. Je suis engagée comme officier de réserve en Afghanistan. Je réalise une mission d’expertise en intelligence économique pour le Ministère de la Défense. Au cours de cette mission, je suis amenée à réaliser une cartographie des entreprises françaises implantées à Kaboul. Plus mes recherches avancent, plus je découvre que de nombreux français ont tenté l’aventure de venir entreprendre en Afghanistan, alors que nous sommes en pleine guerre contre les talibans. Parmi ces entreprises, je rencontre un boulanger, un restaurateur (qui inspirera certainement la série Kaboul kitchen…), des cabinets conseils mais aussi des cadres de grandes entreprises françaises.

Une chose m’interpelle tout au long de cette mission : la capacité des entreprises françaises, étrangères et afghanes à agir et à prendre des décisions dans l’incertitude du lendemain et à gérer des situations complexes au quotidien.

Se saisir de cette crise pour savoir agir dans la complexité

Savoir adapter son activité professionnelle aux dangers et aux contraintes extérieures est un quotidien que nous ne connaissions pas.

La situation d’insécurité que nous vivons actuellement avec la crise du COVID 19 est difficile à vivre pour de nombreuses entreprises. Les mesures de( re)confinement n’ont pas forcément été prévues dans le fonctionnement d’une organisation. Difficile de se projeter et de faire des plans d’action du fait que la situation évolue au jour le jour… Cette incertitude est vécue comme un non sens dans le quotidien d’une entreprise car elle modifie la manière dont nous organisons généralement les activités. dans les sociétés occidentales, nous fonctionnons sur des plans d’actions à moyen et long terme et sur des processus décisionnels, très codifiés. Depuis les années 2000, tout s’organise autour d’un circuit d’information trés hiérarchisé laissant peu de place à l’improvisation et à la l’initiative. Or actuellement, la nature inédite du phénomène auquel nous sommes tous confrontés invite plutôt à trouver des solutions par nous-mêmes et à une certaine prise d’autonomie.

Face à cette situation inédite et dans un contexte de prise de décision avec un manque de planification significative, le décideur peut profiter de cette opportunité pour engager une réflexion de fond sur son organisation et pour comprendre sa réelle capacité à agir.

Le modèle de l’organisation apprenante apprend à s’adapter en situation de crise

En France, le modèle de l’ organisation dite apprenante se développe. Pourquoi ? Parce que ce modèle est né d’une étude portant sur des organisations ayant eu la capacité de résister aux crises économiques et technologiques.   

Une organisation est définie comme “apprenante lorsqu’elle a développé la capacité d’évoluer en permanence grâce à la participation active de tous les membres dans l’identification et la résolution des problèmes liés au travail.” (Robbins et DeCenzo, 2004, p177).

Plus concrètement, l’organisation apprenante utilisera toutes les situations et tous les contextes comme des opportunités pour apprendre. La période actuelle nous pousse à réfléchir autrement au fonctionnement de l’activité avec le télétravail, les mesures de sécurité sanitaires et de distanciation sociale, la formation des salariés à distance etc.

Le modèle de l’organisation apprenante nous apprend à voir autrement les principes de planification, la gestion des projets et la montée croissante voire absorbante des outils numériques au travail.

La période actuelle nous donne à la fois le temps de réfléchir sur les fonctionnements de l’entreprise, sur sa capacité à s’adapter aux crises et nous invite dans une certaine urgence à imaginer son devenir.

Et ne rien changer ou revenir en arrière serait dans ce cas, ne pas comprendre la nécessité urgente de savoir s’adapter.

Animer et faciliter les groupes de travail avec des objets

L’agence Grain’s créateur de connaissances anime des groupes de travail dans le but de faciliter des projets dits collaboratifs. Propices à la créativité et à l’innovation, ces temps collectifs doivent être productifs et dynamiques afin de mener à bien les projets en cours. Pour ce faire, et dans l’optique d’optimiser ces moments, nous mettons à votre disposition divers outils pour animer un groupe de travail. Destinés à la facilitation de coworking, ces objets et outils vont vous aider à améliorer le travail d’équipe et résoudre les problèmes !

Pourquoi maîtriser l’animation de groupe de travail ?

Primordiale, l’animation de groupe en présentiel ou en distanciel est la clef de la réussite de vos projets au sein de votre société ! Bien animer un groupe de travail, afin que ce dernier soit productif et innove, vous permettra de faire adhérer vos collaborateurs à votre projet plus facilement ! Faire un brainstorming, réfléchir à plusieurs et échanger vous permet de construire un projet ensemble et, de ce fait, d’impliquer le plus grand nombre de personnes. L’objectif est, non pas de faire acquiescer tous vos collaborateurs, mais bel et bien de les faire participer aux évènements en les mettant à contribution. Maîtriser l’animation d’un groupe de travail est la clef du succès pour réussir au mieux vos réunions, aussi bien en présentiel qu’en distanciel !

Comment animer un groupe de travail présentiel ?

Pour être un bon animateur, nous vous conseillons de, bien sûr, bien préparer votre réunion au préalable en organisant vos idées et en prévoyant du matériel et du contenu interactif et collaboratif. Par ailleurs, si vous souhaitez que vos collaborateurs la préparent aussi, n’hésitez pas à envoyer des informations complémentaires pour qu’ils puissent prendre connaissance du sujet. En présentiel, l’animateur doit réussir à captiver son auditoire, à aider à la production et à structurer et coordonner le groupe. Pour ce faire, il peut se servir de divers outils comme l’Arbre à personnages destinés aux réunions en présentielles, qui permet de briser la glace de manière ludique. Le Distributeur de sourires permet, lui aussi, de démarrer une réunion dans les meilleures conditions possibles. Grâce à ces quelques outils, les langues vont se délier et les discussions, productives bien sûr, vont démarrer. Un bon animateur qui sait mettre en confiance ses collaborateurs va forcément réussir sa réunion ! La Boîte à Grain’s est, quant à elle, la plus-value novatrice qui fera de vos échanges, des moments conviviaux et productifs !

Comment animer un groupe de travail à distance ?

Avec la généralisation du télétravail, il est primordial de garder le contact avec vos équipes ! C’est pourquoi, nous mettons à votre disposition des outils numériques de travail ! A l’ère de la digitalisation, Grain’s a su saisir cette opportunité et transformer ses objets en outils numériques. Pour animer vos réunions à distance, vous pourrez ainsi utiliser le Puzzle Café ou encore l’Arbre à personnages en version numérique. Ces quelques méthodes et techniques vous aideront à stimuler la productivité de vos collaborateurs, et ce, même à distance ! Grâce aux objets de la Boîte à Grains, vos réunions virtuelles ressembleront à des réunions présentielles tant les interventions seront pertinentes et vos collègues dynamiques et proactifs !

Les outils pour animer un groupe ou une réunion de travail

Voici quelques outils pédagogiques qui vous aideront à avancer sur divers sujets lors de vos réunions :

la Box I Grain’s : elle se compose de 42 podcasts qui permettent d’apprendre les TIC et développer des compétences numériques. A destination des novices du numérique, elle permet, à l’aide d’un smartphone, d’accéder à des outils comme un jeu de 7 familles « numériques ». Cette innovation ludique permet de créer des échanges intergénérationnels et ainsi, former au numérique et nouvelles technologies les collaborateurs débutants ;

– le Puzzle café : ce concept, inspiré du world café et des techniques de résolution de problèmes, permet de faire avancer vos équipes sur un sujet en mettant des mots sur leurs idées. Par ailleurs, ce puzzle aide aussi à déterminer les bonnes problématiques pour un projet d’entreprise ;

– le Cube CQQCOQOP : ce dé en feutrine est un outil d’aide à la résolution de problèmes. Vous lancez le dé et répondez à diverses questions : où, quand, comment, combien… Au fil du jeu, vous avez évalué toutes les étapes pour définir un processus, préparer un rapport, donner les lignes directrices d’un plan d’action ou encore élaborer un diagnostic…

Vous souhaitez vous améliorer lors de vos réunions et être un meilleur animateur ? L’agence Grain’s met à votre disposition de nombreux outils pour animer un groupe de travail ! Pédagogie et « amusement productif » garantis !

Rétrospective 2020 et perspectives 2021…

L’agence Grain’s créateur de connaissances est recommandée comme un cabinet conseil spécialisé dans les organisations apprenantes.

Décembre 2020, l’agence Grain’s créateur de connaissances reçoit plusieurs appels téléphoniques, suite à des recommandations, pour accompagner des chantiers d’insertion à devenir des entreprises apprenantes. Pour l’agence Grain’s, ces signaux confirment notre positionnement comme cabinet conseil spécialisé dans les organisations apprenantes. Beaucoup d’efforts ont été réalisés pour être visible et reconnu dans ce domaine d’expertise.

Les autres domaines d’expertise de l’agence Grain’s

Spécialisée dans le changement organisationnell’agence Grain’s Créateur de connaissances accompagne ses clients dans des projets de fonctionnement d’équipes (nouvelles méthodes de travail, élaboration de plans d’actions en équipe, schéma organisationnel) et dans des projets de transition numérique (ex: intégration d’outils collaboratifs numériques).

Au cours de l’année 2020, l’agence s’est adaptée au contexte de la crise sanitaire et a développé une nouvelle offre de classes virtuelles, sur le télétravail, l’animation de réunions à distance, sur la formation à distance.

Malgré le contexte lié à la distanciation sociale, l’agence s’est associée à deux designers durant le 1er semestre, en plein confinement pour développer une boîte à outils, unique en son genre comprenant des jeux de cartes connectés et des objets ludo-pédagogiques pour faciliter le travail en équipe.

En 2021, l’agence Grain’s est organisme de formation certifié Qualiopi et opérateur de formation, pour les secteurs privés et publics.

Depuis sa création, l’agence Grain’s travaille avec des collectivités territoriales, le CNFPT et des établissements publics. Nous travaillons également avec des entreprises privées, de toutes tailles. Pour l’agence, il n’y a pas de “petit client”. Pour l’agence Grain’s, chaque client occupe une place importante et sera considéré de la même manière, quel que soit le nom ou la notoriété du client…

En 2021, l’agence démarre deux nouveaux projets avec le secteur de l’insertion par l’activité économique et deux chantiers d’insertions. Pour l’agence Grain’s, ce secteur n’est pas inconnu. Il rappelle juste, à Séverine Charlon, fondatrice de l’agence, le chemin parcouru depuis 2006…

Comment les outils numériques au travail ont un pouvoir d’agir sur vos collaborateurs ?

Quand on parle de révolution numérique, on aborde rarement la question de ce qui se cache derrière la conception des plateformes et des applications. Nous les utilisons parfois trop souvent comme les messageries électroniques, or rare est de s’interroger sur les raisons de notre sur-utilisation de ces outils : pourquoi sommes-nous autant « accros » ?

Dans cet article, l’agence Grain’s, spécialisée dans les organisations apprenantes, souhaite porter un nouveau regard sur ces outils numériques tant désirés.

De plus en plus, le salarié évolue dans un espace de travail dématérialisé et interconnecté

Le salarié évolue de plus en plus dans un environnement connecté. Son employeur met à sa disposition une palette d’outils numériques, dans un objectif d’améliorer la circulation d’information et la collaboration entre les membres de son organisation. Ce nouvel espace de travail dématérialisé est qualifié de « HUB ». Il est composé généralement d’outils de visioconférence, de plateformes de formation en ligne, d’e-communautés, de messageries instantanées et d’espaces collaboratifs comme l’outil Microsoft Teams.

En regardant de plus près, un hub permet surtout à un salarié de se connecter, n’importe ou en tout temps et en toute circonstance, à un ensemble d’outils numériques à partir d’une seule application. Des solutions comme Teams, permettent de se connecter à sa messagerie jour et nuit, de se réunir à distance à toute heure, une gestion documentaire accessible de partout, un agenda qui envoie des alertes, etc. Plus vous ajoutez d’applications au Hub, plus vous l’utilisez…C’est ce que recherche le fabriquant de cette application en premier lieu.

Paradoxalement, ces nouveaux espaces de travail dits collaboratifs sont configurés pour inviter les salariés à passer de plus en plus de temps connectés à l’outil…et non aux autres.  

Toute solution digitale est conçue pour être utilisée sur un temps de travail et de cerveau disponible

Vous vous souvenez certainement de la célèbre phrase de Patrice LELAY, Patron du Groupe TF1 expliquant en 2004 que la télévision vendait un temps d’attention aux annonceurs. Après les années 2000, les concepteurs de solutions digitales ont dû revisiter leurs modèles économiques ( passer du 100% gratuit à “c’est vous le produit”). Pour cela certaines plateformes connues comme Facebook sont devenues des régies publicitaires. Leurs nouveaux objectifs sont de vendre aux annonceurs du temps pour leur permettre d’afficher leurs produits ou services sur des posts publicitaires. Pour les designers et les développeurs de ces plateformes, leur mission est de créer des fonctionnalités pour pousser les utilisateurs à se connecter et à se reconnecter.En clair, le modèle est simple :plus les utilisateurs cliquent sur les annonces, plus la plateforme facture la publicité aux annonceurs.  

Comment font-ils ?

Et bien ils s’appuient sur ce que nous sommes et sur le fonctionnement de notre cerveau. Depuis quelques années, une nouvelle science appelée Captologie s’est développée dans la Silicon Valley. L’usage de la captologie consiste à utiliser les enseignements des sciences cognitives dans la conception de solutions digitales. Des fonctionnalités comme le « scroll infini » (fil d’actualité qui se recharge à l’infini) sur les réseaux sociaux, les points de suspension sur les messageries instantanées et les notifications push sont issus des enseignements de la captologie. Pour cette discipline scientifique, les sujets de recherche sont d’étudier comment capter l’attention de l’utilisateur pour le maintenir connecté

Les nudges sont fréquemment utilisés pour influencer les salariés dans leurs comportements numériques.

Les Nudges, coups de coudes en français, sont des suggestions indirectes qui influencent les individus dans leurs comportements. Les nudges sont trés largement utilisés comme par exemple pour arrêter de fumer (utilisation du verbe “tuer” sur les paquets de cigarettes) ou pour conditionner des visiteurs de sites web à une action donnée (exemple des boutons en rouge « accepter » pour les cookies d’un site web). Les nudges s’appuient sur les sciences cognitives et comportementales. Elles prennent de multiples formes sur les plateformes numériques et sont utilisées pour amener les utilisateurs dans un but défini. Par exemple, UBER utilise la technique du Binge driving pour retarder la déconnexion du chauffeur de l’application. A la manière de Netflix, l’application est programmée pour afficher des notifications d’une course suivante, quelques instants seulement avant qu’il termine celle qui est en cours. D’autres fonctionnalités de l’application ont été créées à partir d’un biais comportemental celui de l’aversion à la perte. Par exemple, l’application Uber envoie des notifications push au chauffeur, pour lui indiquer ce qu’il perd lorsqu’il ne travaille pas. 

Pour les concepteurs de solutions digitales, la transformation d’un nudge en fonctionnalité d’une application numérique conduit à conditionner l’individu devenu utilisateur, à agir sans qu’il en ait conscience…Finalement, la fonctionnalité agit comme un programme informatique, pour nous dire ce que nous devons faire.    

Pour illustrer ce propos, nous savons par exemple qu’un Français consulte en moyenne 2 716 fois par jour son téléphone (près de deux fois par minute). Cette donnée soulève donc une problématique de la capacité à agir en toute conscience. Pour un salarié, ce mécanisme soulève la question de sa capacité à se concentrer dès lors que le téléphone est allumé. C’est pourquoi, dans certains cas, il peut être utile d’éteindre son téléphone ou de travailler en mode avion. Autre statistique un peu effrayante donnée par le cabinet de conseil Deloitte qui mentionne dans un rapport « 41 % se tournent vers leur mobile au beau milieu de la nuit ». Le taux de réaction, c’est le nombre de fois que nous réagissons aux notifications Push (alertes reçues sur le téléphone) est de 41% à 23h00…ce qui soulève aussi des questions sur les autres causes de fatigue professionnelle…

Malgré quelques options cachées, ces outils numériques invitent l’individu à ne pas se déconnecter…

“La déconnexion c’est comme le régime, c’est une question de volonté”. Dans un sens, cette boutade reflète une certaine vérité sur la dépendance que nous pouvons avoir vis-à-vis de ces outils numériques. Pourtant, tous ces outils disposent de fonctionnalités comme le mode « Avion » pour nous inviter à nous déconnecter de notre smartphone ou de l’ordinateur.

Nous disposons donc de plusieurs solutions :

–         Soit activer le mode avion pour le smartphone, fonctionnalité trés souvent méconnue des utilisateurs

–         Soit désactiver les notifications

–         Soit éteindre son appareil.

Lors des ateliers que l’agence Grain’s anime sur les fondamentaux du web, nous abordons ce thème de la déconnexion. Les réactions peuvent être assez vives surtout lorsque nous abordons l’ option du mode “Avion”. Les contre-arguments sont régulièrement « si jamais, j’ai un appel de mes proches » ou « en cas d’urgence, je dois rester joignable ».

Le mode avion est un biais d’ancrage. Le nom de cette fonctionnalité « Mode avion » vous invite à contextualiser son usage à une situation particulière et non à un usage quotidien. Le «mode avion » crée un dilemme et soulève la question de votre propre responsabilité et de votre accessibilité. 

Etrangement, lorsqu’un individu met son téléphone pour ne pas être joignable, ce comportement suscite une inquiétude de la part de son entourage (pourquoi ne répond-il pas à mes sms).

Une situation personnelle de déconnexion est souvent associée à des excuses et à la culpabilité … “désolé, je n’avais plus de batterie ou j ‘étais dans une zone où je ne captais pas. “

Notre recommandation

Pour l’agence Grain’s, avancer dans la transition numérique et utiliser des solutions digitales au quotidien constituent des sujets importants pour les organisations.

Seulement ces utilisations doivent être associées à des recommandations d’usages en lien avec notre conscience d’agir. A l’heure du Covid, ce travail peut paraître difficile compte tenu des directives transmises pour aller de plus en plus sur des modalités de télétravail. Néanmoins, pour le bien-être numérique des salariés, il est aussi important de redéfinir leur capacité d’agir… Alors commençons par ce que nous sommes en mesure de faire… de reprendre le contrôle de nous-mêmes. Qu’en pensez vous ?

L’agence Grain’s intervient en coaching numérique depuis de nombreuses années auprès de publics soit novices du numérique, soit auprès de salariés utilisateurs d’outils numériques. 

100% masqué(e)s en formation, j’adapte mon présentiel

Mercredi 9 septembre à 17h00 s’achevait un atelier collaboratif intitulé « Co-produire en réunion ». Prévu initialement en mars, la collectivité a souhaité reprogrammer ce présentielavec un groupe d’agents du Conseil Départemental du Finistère.

Les deux journées se sont presque déroulées comme d’habitude…

Mardi 9h00 Mon masque est en place sur mon visage pour rentrer dans la salle de formation. Les gels sont placés sur chaque table. Les agents masqués rentrent dans la salle. Les consignes liées au COVID19 sont transmises.

Voici quelques enseignements de cette formation 100% en mode masqué.

Même masqués, démarrez avec le sourire…

Au cours des derniers mois, mon agence a créé des objets pour animer des réunions ou des formations. En l’occurence, nous avons créé un distributeur de sourires. J’utilisais régulièrement ce brise glace lors de mes ateliers. Il avait tout sa place dans celui-ci.. Comme expliqué au groupe, “à défaut de voir le vôtre, choisissez-en un sur la table…”

Je propose aux participants de choisir leur sourire.

distributeur de sourires
Distributeur de sourires

Disposez les tables en groupe de discussion

Quand je suis rentrée dans la salle, les tables étaient positionnées en rang. Seulement, avec le masque, les dispositions en U ou en rang sont à proscrire. Si vous disposez les tables en groupes de travail de 4 participants, cela permet aux uns et aux autres de voir tout le monde et de créer des échanges en petits comités. En mode conférence, le port du masque freine davantage la prise de parole en public.

Privilégiez les pauses à l’extérieur

Au cours des deux journées, les pauses se sont organisées à l’extérieur pour permettre aux uns et aux autres d’enlever leur masque quelques minutes. Durant cette période, les salles ont été aérées.

Dès le démarrage, la première activité s’est déroulée à l’extérieur. Comme expliqué aux agents, comme le masque rend les espaces clos encore plus contraignants, alors prenons l’air…

Présentez-vous sans masque

Au démarrage de la formation, j’ai pris une petite minute pour me présenter et pour demander aux agents de retirer le masque pour une présentation sommaire. Une formation en présentiel, c’est mettre le groupe en relation. Alors prendre une petite minute pour se reconnaître, ce n’est pas inutile…

Même dans ce contexte, misez sur la pédagogie active et les usages numériques

On pourrait penser que l’actualité pourrait rebattre les cartes de la pédagogie active. Animer un présentiel dans les circonstances actuelles nécessite de prendre en compte les mesures de distanciation sociale. . Comme le masque rend la communication plus difficile, il est important de privilégier les échanges en petits groupes et d’utiliser au maximum le numérique, comme des quiz, des supports dématérialisés ou des espaces formatifs individualisés.  

Prenez soin de vous et de votre groupe en formation

En fin de 2ème journée, nous étions tous très fatigués. Le port du masque en continu fatigue davantage. Si vous avez l’occasion faites de petites pauses de 2mn entre chaque exercice, hydratez-vous et assurez-vous que tout le monde entende correctement.

Finalement, les mesures Covid nous rappelle l’essentiel. De prendre soin de soi au quotidien et du bien-être de son groupe en formation.  

Démarrer une réunion ou une formation interne

Tout commence avec un sourire et une émotion 🙂

L’agence Grain’s considère l’espace de réunion comme un espace de travail apprenant.

Qu’elle soit à distance ou en présentiel, la réunion est un temps de travail propice à l’information, l’innovation, à la production d’idées ou de solutions.

Et tout commence par l’accueil des participants…

Pour accompagner les animateurs et les facilitateurs, l’agence Grain’s a créé “Le distributeur de sourires” : Un objet en bois illustré d’émoticônes pour engager vos participants.

Le distributeur de sourires est une activité ludique, mais qui permet de déclencher une émotion par le toucher de l’objet et l’interprétation des émoticônes.

Vocation de l’objet en réunion

Ce distributeur de sourires a vocation de rassembler les participants autour d’une activité ludique et de susciter la curiosité par la découverte de l’objet.

Le choix de l’usage d’émoticônes

Contrairement aux idées reçues, les émoticônes datent du XIXème siècle et sont apparus la première fois dans un journal le Courrier Belge du 11 octobre 1841 pour figurer l’ironie. Aujourd’hui, la création d’illustrations à base d’émoticônes est considérée comme un art appelé “Art Emoji“.

Une émoticône est un dessin symbolisant une émotion, un état d’esprit, un ressenti, une ambiance ou une intensité, utilisé dans un écrit (quelque soit le support papier ou numérique).

Dans un démarrage de réunion, le distributeur offre un sourire à vos participants. Une sorte de cadeau de bienvenue pour mettre vos hôtes en confiance…

Scénario d’utilisation

Posez -les sur une table et demandez à vos participants de choisir celui qui l’inspire le plus. Le participant le saisit et le suspend à une tige en bois.

Distributeur à sourires

3 principes ont guidé sa conception et sa fabrication.

– Fabrication française et locale (dans un Fab Lab au coeur du Luberon)

– Durabilité de l’objet, choix de la matière bois.

– Conception éco-responsable (pas de peinture uniquement découpe laser)

Cet objet a été conçu par notre équipe de designers durant la période confinement.

Pour en savoir plus sur ce distributeur de sourires : cliquer ici