Médiatiser des contenus pour tous – CNFPT Occitanie

Depuis 2018, l’agence intervient pour le CNFPT sur les usages numériques et la médiatisation de contenus. Ces ateliers sont généralement destinés aux formateurs et équipes pédagogiques de la fonction publique territoriale. Or, les participants sont plus souvent des professionnels de tous secteurs (finance, juridique, bibliothèques, communication) souhaitant s’initier à de nouvelles pratiques numériques ou à de nouveaux supports comme la vidéo.

Centre National de la Fonction Publique Territoriale à Toulouse

La médiatisation de contenus est devenue une compétence numérique à part entière dans tous les métiers. Quelque soit le secteur d’activité, les professionnels ont toujours les mêmes besoins : informer, partager, présenter, former, communiquer, manager…

De nombreux outils numériques permettent aujourd’hui de créer des vidéos, des présentations animées, des infographies... Ceci nécessite de les identifier et de les utiliser au bon moment et pour le bon contenu

L’atelier que nous animons porte sur une initiation à la médiatisation, en allant du plus simple au plus compliqué. L’objectif n’est pas de frustrer avec des outils trop difficiles à prendre en main, ni de payer pour un abonnement qui ne sera pas réutilisable à la sortie de l’atelier. (PS : Expérience vécue au lancement de l’agence).

L’objectif est de donner envie de changer de routines et de pratiques professionnelles tout ajoutant une petite dose de plaisir au travail.

Recap juin 2019 : l’agence vous dit tout…

Conseils Lecture du mois
  • Le premier de la revue Harvard Business Review qui porte sur l’économie de la connaissance et le mode de fonctionnement des entreprises hérité de la révolution industrielle.
  • Le deuxième article explique le mode de fonctionnement de l’agence.

L’agence anime des ateliers et des webinaires sur de nouvelles méthodes de travail : #animation de réunion, datavisualisation, conception de vidéos ludiques.

Définition de la Datavisualisation

Une Dataviz pour mieux comprendre le concept de visualisation de données.

Illustrations : By Tatienne Laplanche

Ce qu’implique la digitalisation d’une routine de travail… Expérience de la Fondation de France

A l’ère du numérique, la digitalisation des métiers dans une organisation n’est pas chose nouvelle, néanmoins les enjeux sont certainement encore plus importants aujourd’hui et peut-être différents.

Pour illustrer ce propos, je m’appuierai sur l’expérience de la Fondation de France, qui engage ces derniers mois une transformation digitale de ses processus internes.

Pour être en capacité de réussir cette transition, la Fondation de France a souhaité embarquer les futurs utilisateurs de ce nouveau service numérique.

Dans cet objectif, l’agence Grain’s Créateur de connaissances travaille actuellement avec la Fondation de France, pour accompagner pédagogiquement les futurs utilisateurs et les initiateurs de ce service, à adopter un nouvel outil numérique dans leurs routines de travail.

Avec l’équipe en charge de ce projet, la question s’est posée du besoin des futurs utilisateurs et du type d’accompagnement à proposer.

Après une phase expérimentale réalisée en amont auprès d’un échantillon d’utilisateurs, une phase de déploiement est conçue différemment de la première.

Pour l’agence, la question de l’accompagnement dans une transition numérique doit reposer sur un enjeu “fil rouge”. En l’occurrence, dans le cadre de la mise en place d’un nouvel outil numérique, l’enjeu est celui de l’autonomie dans l’outil et dans le processus administratif digitalisé…

Etre autonome est une capacité professionnelle qui s’acquière et qui nécessite du temps, en fonction des individus.

Le deuxième enjeu d’une transition digitale réside dans la nécessité de faire évoluer une pratique professionnelle, que nous appellerons une routine, et d’accompagner les utilisateurs à accepter ce changement de méthode pour obtenir un résultat équivalent. A une différence, l’utilisateur gagne un nouveau pouvoir d’agir qui augmente sa performance et son efficience professionnelle.

Enfin, le troisième enjeu est ne pas décevoir l’utilisateur sur des promesses que l’outil ne pourrait pas tenirEtre honnête sur ce que fait l’outil et ses limites reste essentiel pour réussir un accompagnement, qui demandera du temps et de l’engagement à toutes les parties…

Pourquoi nous travaillons différemment.

A l’ère de l’économie du savoir, l’agence Grain’s créateur de connaissances s’inscrit dans un mode de fonctionnement d’organisation apprenante.

Depuis sa création, l’agence s’est inscrit dans une relation différente avec le modèle classique de l’entreprise, en mettant un accent particulier à se positionner comme une entreprise agissant sur le marché des travailleurs du savoir (services rémunérés conçus pour résoudre des problèmes complexes ou toute autre tâche hautement cognitive).

Pour l’agence, la résolution de problèmes est une activité centrale réalisée en étroite collaboration avec ses clients.

Les forces qui façonnent notre culture du travail

Au cours de mes précédentes expériences professionnelles salariées, j’ai analysé  « les systèmes », « les schémas mentaux » et « les méthodes de travail » des organisations dans lesquelles j’ai pu évoluer. Ce n’est qu’en comprenant comment ces éléments influaient sur notre manière de travailler que j’ai pu envisager de faire différemment…

1- Les systèmes. Encore aujourd’hui, le modèle de production est conçu pour le travail manuel, et non pour les nouvelles activités cognitives extrêmement complexes que nous accomplissons au quotidien. Calculons simplement le temps de travail affecté à des réunions informatives et descendantes ou à d’autres tâches comme le traitement des emails pour démontrer la valeur productive d’une activité. Nous devons reconnaître l’impact de ces systèmes qui ont propagé des archétypes de fonctionnement difficilement modifiables.

C’est pourquoi, nous avons repensé les réunions comme des espaces de production d’idées et de fabrication de solutions.   

2- Les schémas mentauxNos organisations de travail aiment les routines et les cultures d’entreprises. Nous les idolâtrons et les affichons sur les murs des entreprises. Cependant, lorsque vous demandez à des collaborateurs d’expliquer l’histoire d’une routine, la réponse pourra être « nous avons toujours fait comme cela ». Ces paroles ne sont généralement pas analysées, pourtant elles permettent d’identifier ce que nous appelerons des schémas mentaux : des habitudes de fonctionnements qui peuvent être de véritables freins au changement.

Identifier ses propres schémas mentaux est généralement une des premières pistes de travail pour obtenir de nouveaux comportements.

3- Les méthodes de travail. Alors que nos organisations évoluent au sein d’un écosystème de plus en plus datacentrique, il devient évident que notre gestion de l’information doit se simplifier et devenir plus visible pour donner du sens. Dans cette logique, des scientifiques ont estimé que nous comprenons mieux lorsque nous visualisons des données. Ainsi, adopter de nouvelles méthodes de travail créatives, comme la datavisualisation permet de créer de l’engagement dans vos réunions et de créer des alternatives à l’usage monopolistique de powerpoint.

C’est dans ce sens que l’agence a développé des ateliers collectifs de visualisation de processus complexes et de design graphique dans le traitement de l’information interne.

Repenser les espaces de réunions bénéficie à la créativité

Accès au Replay du webinaire

Considérez l’environnement de bureau. A quoi sert concrètement l’espace de réunions ? Ce besoin de se réunir assis autour d’une table dans un espace clos est en contradiction avec la façon dont nous pouvons encourager des esprits créatifs. Pourtant nous mythifions le travail dit «créatif». Plus nous nous efforçons de nous réunir nombreux, moins nous avons de liberté de paroles, ce qui nous prive de ce dont nous avons besoin pour créer un environnement d’intelligence collective. C’est pourquoi les espaces de réunions doivent être repensés, granularisés et évolués en fonction de la problématique à traiter…

Pour l’agence, l’espace est multiple : numérique, physique, nomade, ouvert pour devenir apprenant et productif.

Récap Mai 2019 : On vous dit tout…

Conseils Lecture du mois

Un excellent livre blanc pour mieux comprendre les applications de l’Intelligence artificielle et les recherches en cours en #machinelearning, #deep learning..

Pour rester dans le sujet de l’IA, un intéressant article sur l’éthique et les algorithmes dans la revue Harvard Business review.

Le récap de l’activité de l’agence Grain’s

Une expérience réussie d’un prototype de service numérique sur la mobilité, créé avec des développeurs en formation à l’ANPEP, à Apt et testé avec des personnes en situation d’alphabétisation…

Le Visuel du mois

Un webinaire sur l’open data en formation animé pour le CNFPT.

La chronique

Nénette et Mindelow ont un mot à vous dire…

Quand l’innovation rencontre la formation qualifiante

De nos jours, innover en formation rime trop souvent avec les formats E-learning. Or l’innovation pédagogique couvre un champ plus large qu’une simple digitalisation du parcours d’apprentissage. Une formation innovante peut être sur les formats de formations, sur les modalités pédagogiques, sur les objectifs de formation, sur le public ciblé, sur les résultats attendus et/ou sur les méthodes d’évaluation…etc.

Pour l’agence Grain’s créateur de connaissances, l’innovation pédagogique se révèle très souvent en fonction des opportunités (on peut aussi appeler cela la sérendipidité) et elle s’expérimente rapidement.

De Mars à mai, l’agence Grain’s créateur de connaissances est intervenue au sein de deux cycles diplômants de développeurs web, en formation avec l’ANPEP, grande Ecole du numérique (Vaucluse). L’agence Grain’s a engagé un réel partenariat avec ce centre de formation en participant à sa stratégie de développer de nouvelles formes d’apprentissages et des innovations pédagogiques dans ses programmes diplômants.

Savoir saisir une opportunité pour créer un projet pédagogique en mode agile

Au cours de cette période, l’agence a proposé aux participants de la formation, de développer un prototype numérique dans le cadre d’un appel à projet mobilité.

Dans le cadre de ce projet, les participants ont développé de nouvelles compétences professionnelles, telles que le pilotage d’un projet informatique en mode agile, le travail en équipe, l’art du prototypage, le pitch au cours d’une audition devant le commanditaire.

Au cours de cette expérimentation, les participants ont pu s’initier à l’autonomie, à l’empowerment et à la méthode SCRUM. L’intérêt de cette démarche réside dans le fait que la plupart des stagiaires sont en reconversion professionnelle et en recherche d’emplois, parfois depuis de nombreuses années. Cette approche pédagogique permet de faire rentrer les nouvelles formes d’organisation du travail dans une salle de formation.

L’innovation pédagogique rend servir à l’ensemble des acteurs

Pour l’agence, l’innovation pédagogique rend servir à l’ensemble des acteurs d’un parcours de formation (OF, stagiaires et formateurs). Dans cette expérimentation, l’ANPEP a su faire preuve d’agilité, en faisant confiance à deux groupes d’apprenants en reconversion professionnelle et en donnant l’autonomie nécessaire pour créer et présenter le prototype devant le commanditaire, aux stagiaires pour avoir vécu une expérience professionnelle qualifiante avant la fin d’un parcours de formation, et à l’équipe pédagogique pour se coordonner sur le projet.

Pouvoir de décisions et organisation apprenante : les bonnes intentions…

Au cours des quatre dernières années, l’agence Grain’s créateur de connaissances a souvent été sollicitée sur la question de l’autonomie des collaborateurs dans les projets et la prise de décision. 

Depuis 2014, nous animons des ateliers collaboratifs sur différents sujets et au sein d’organisations publiques et privées. Et la question revient très régulièrement : Quelle est notre autonomie dans la prise de décisions ? 

Dans ce cadre, l’agence s’appuie sur une grille d’évaluation permettant de visualiser les différents niveaux d’autonomie. (voir-ci-dessous).

Malgré les bonnes intentions de certaines organisations à vouloir avancer sur le modèle de la co-création, nombreuses sont celles qui restent sur l’avant dernière marche c’est à dire sur la consultation interne :  Des groupes de travail émettent des recommandations sur le sujet à traiter et le niveau supérieur (CODIR ou managers) prennent la décision finale. La raison évoquée est la capacité des collaborateurs à prendre les bonnes décisions.

Dans un récent article d’Harvard business review “Réussir l’exécution de sa stratégie”, des recherches ont  démontré que la délégation de la responsabilité opérationnelle, c’est à dire de la prise de décisions au plus bas niveau de l’entreprise pouvait engager les dirigeants à se concentrer davantage sur des problématiques stratégiques. En effet, certaines décisions importent plus que d’autres. Dans les décisions génératrices de valeur, une partie d’entre elles sont stratégiques et d’autres sont opérationnelles et essentielles à la mise en oeuvre. D’ailleurs, une bonne prise décision ne s’arrête pas à la décision elle-même, mais s’étend à sa faisabilité et à sa mise en oeuvre. 

Le pas vers la co-création est un exercice difficile et il n’est pas anodin pour l’organisation. Lors de la mise en place d’un projet de “co-création” au sein d’une organisation bâtie sur le modèle fonctionnel, la question de prise de décision peut rapidement remettre en question le pouvoir décisionnel managérial à la fois au niveau stratégique et au niveau opérationnel.

Pour ce faire, un premier travail nécessite d’aborder les modèles mentaux (règles tacites, croyances, freins au changement, routines culturelles) à tous les niveaux de l’entreprise et en priorité avec les niveaux décisionnaires : 

– Sur la capacité de l’organisation à définir des rôles décisionnaires en dehors de l’organigramme,

– Sur la capacité des managers à adhérer aux principes d’expérimentation et de co-création,

-Sur la capacité des collaborateurs à agir en toute autonomie et à développer une responsabilité opérationnelle.

Selon l’agence, ce préalable dans les projets collaboratifs dits de co-création conditionne les capacités à évoluer vers le modèle de l’organisation apprenante. Ce premier travail détermine la capacité de l’organisation et de ses membres à prendre conscience des schémas mentaux et des freins à la mise en oeuvre de cette bonne intention.

Changer de chapeau en formation – Universités des intervenants 6 février 2019 – CNFPT

En quelques années, les professionnels de la formation ont été amenés à repenser l’activité des centres avec de nouvelles règles de référencement (datadock), à mettre en place des stages de formations de plus en plus individualisés (dits “intra” et l’AFEST en situation de travail),  et à proposer de nouveaux modèles économiques nécessitant une parfaite connaissance des différents fonds de financement de la formation.

Malgré ces dernières évolutions, l’historique “stage de formation” proposé en catalogue et en présentiel résiste… dans sa forme et dans ses classiques modalités pédagogiques : présentation powerpoint, exercices, débat etc.

Depuis 2014, l’agence Grain’s créateur de connaissances intervient au sein d’organismes de formation sur la pédagogie active et sur les usages numériques pour accompagner les formateurs à repenser les différentes facettes de leur métier.

Au cours d’une université des intervenants organisée le 6 février par la délégation Poitou-Charentes du CNFPT, l’agence a accompagné la direction et l’équipe pédagogique dans l’ingénierie de la journée et l’animation des ateliers. La technique d’idéation des chapeaux de Bono a été utilisée comme fil rouge pour construire le déroulé pédagogique et les différentes activités proposées aux participants.

Tout au long de cette journée, près de 50 formateurs/formatrices ont adopté 7 nouvelles postures : coach, facilitateur, médiateur du numérique, tuteur, animateur de communautés, analyste de datas, techno-pédagogue…

Résultats : De nouvelles méthodes pour scénariser des formations hybridées et une expérience collaborative de l’ingénierie pédagogique.  

Restitution de l’atelier les nouvelles postures “en carte mentale”

Pourquoi est-ce si important aujourd’hui d’associer ces nouvelles postures à la scénarisation pédagogique ? 

Pour l’agence Grain’s Créateur de connaissances, l’idée centrale est s’interroger non plus sur les objectifs pédagogiques mais sur les résultats de la formation : quels sont les résultats attendus par le professionnel en formation, par son service RH et par sa direction ?

Les objectifs pédagogiques proposés sont souvent peu réalistes et non mesurables : ex : mettre en oeuvre un plan d’action… Généralement, les objectifs pédagogiques sont conçus uniquement du point de vue du formateur et les objectifs inscrits dans le programme de formation ne concernent que la livraison de contenus…

L’agence Grain’s créateur de connaissances propose de concevoir le programme de formation, son contenu et son animation en utilisant les nouvelles postures comme outil de conception.

Mode d’emploi

Si vous vous interrogez en tant que tuteur sur les objectifs d’une formation, vous aborderez le stage, en mettant en avant un accompagnement individualisé pour le professionnel en formation.

Si vous vous interrogez en tant que facilitateur sur les activités proposées au cours de la même formation, vous organiserez des activités de résolution de problèmes.

Enfin, si vous devenez un médiateur du numérique lors de la conception du contenu de cette formation, vous vous emploierez à accompagner le professionnel en formation, à développer de nouvelles compétences numériques et à devenir un citoyen éclairé.

Et ainsi de suite…

Si le formateur/trice accepte de changer de chapeau, lors de la conception du stage de formation, alors il/elle modifie son rôle, sa relation au contenu, le format et ses modalités pédagogiques.

L’autonomie des équipes et l’empowerment : l’exemple de Cognac Larsen

De nombreuses organisations ont l’objectif de mettre en place des mécanismes de collaboration sur des projets internes, tout en restant au niveau de la consultation des équipes. La question du rôle des managers et le niveau d’autonomie sont rarement posés en amont des travaux car le processus de la “décision” reste au niveau du management.

Au cours d’un atelier dédié à la thématique de l’organisation apprenante, l’agence Grain’s Créateur de connaissances a accompagné l’entreprise Cognac Larsen et les managers à définir le niveau d’engagement des équipes dans l’élaboration de la feuille de route de l’entreprise.

Le management de l’entreprise Cognac Larsen a eu le souhait d’aborder cette question, en amont des travaux avec leurs collaborateurs. L’objectif  de cette étape consistait à définir collégialement, le niveau d’autonomie des équipes dans la validation des travaux.

Au cours de l’atelier, l’agence Grain’s créateur de connaissances a proposé une série d’activités aux managers et aux collaborateurs, dans l’objectif d’évaluer la maturité des équipes à  collaborer en toute autonomie.

La valeur ajoutée de la démarche menée par le management de l’entreprise Cognac Larsen est d’avoir identifié un premier schéma mental sur les processus de validation dans les projets dits “collaboratifs”.

L’atelier a également permis d’adopter un nouveau regard sur la mission du  management dans l’autonomisation des équipes et d’identifier un premier levier pour instaurer “l’empowerment” (responsabilisation des collaborateurs) au sein de l’organisation.