L’animation de groupes de travail ne se résume pas au groupe. Pensez aussi aux espaces de réunion.

Confidences de Séverine CHARLON

Séverine CHARLON, Fondatrice de l’agence Grain’s Créateur de connaissances

Depuis que j’ai 18 ans, l’animation fait partie de ma vie. J’ai débuté cette activité dans l’eau avec des bébés nageurs et avec des personnes ne sachant pas nager. Ancienne nageuse, mon hobby consistait à créer des univers de jeux dans l’eau les samedis et dimanches matins pour apprendre aux gens à respirer dans l’eau et à évoluer dans cet élément.

Pour moi, l’animation de réunions ou de groupes ne diffère pas de ce que je faisais dans une piscine. L’idée est de faire évoluer des individus, dans un ou plusieurs espaces, en faisant appel à des techniques et à des activités. Dans ma formation initiale, j ‘ai eu l’opportunité d’étudier les arts du spectacle et la photographie. Ce que j’ai appris dans mon parcours me permet de penser autrement les espaces de réunion. Quand je prépare un séminaire ou une réunion, j’utilise le terme de scénarisation.

C’est quoi la scénarisation ?

La scénarisation est l’art d’écrire des scénarios, un script décrivant une histoire. Cette discipline rattachée à l’univers des arts du spectacle est aujourd’hui utilisée dans le champ de la formation et dans l’organisation de séminaires.

La scène s’installe dans la salle de réunion où des jeux de rôles se jouent habituellement…L’animateur de réunion joue un rôle d’acteur qui ne s’exerce que dans ces espaces… n’est-ce pas ?

Pourquoi la scénarisation est-elle autant importante dans l’animation de réunions ?

Pour moi, scénariser une réunion est une des clefs pour engager des individus dans une situation de travail anodine qui habituellement se joue assis autour d’une table… La scénarisation facilite le séquençage des différents temps et permet de penser autrement aux espaces dans lequel les participants sont regroupés.

Pour moi, l’espace est physique et numérique. Il est composé de murs, de la salle et de l’extérieur, des outils numériques qui peuvent nous renvoyer à d’autres espaces de travail (supports dématérialisés, dossiers partagés, quiz intéractifs etc.).

Si ces espaces sont identifiés dans les temps de réunions, ils favorisent l’engagement des participants, au travers d’activités qui leurs seront demandées.

Activités qui utilisent les murs…

Plus concrètement, comment pensez-vous les espaces dans vos ateliers ?

Quand l’agence est sollicitée dans l’animation d’ateliers, nous demandons le plan de la salle. En fonction de l’espace, nous allons pouvoir nous projeter à priori dans le scénario. Je garde des réserves car l’improvisation fait aussi partie du métier… Par exemple, lundi et mardi dernier, nous avions un couloir à l’extérieur qui favorisait la marche après le déjeuner… Nous avons donc utilisé ce couloir, ce qui s’est fait, sans être prévu dans le scénario…

Ensuite, nous travaillons pour que le mobilier puisse bouger dans l’espace. Les chaises et les tables ont des fonctions précises dans un espace. Les tables servent à l’écriture ou la prise de note, mais elles servent aussi à produire ou à fabriquer des idées ou des objets…

Les chaises sont des outils qui peuvent être regroupés en cercle ou en binôme… Trés simplement, nous exploitons la nature mobile… de ces équipements, une caractéristique parfois oubliée dans les réunions.

Notre plus value, c’est d’utiliser le prototypage pour repenser les espaces…

Dans nos ateliers, nous travaillons sur des prototypes des réunions. Ces réalisations sont des activités ludiques pour construire en équipe le scénario de réunion. Et comme disait une participant cette semaine “elles peuvent même servir d’ordre du jour”

Prototype d’un espace de travail

Nos ateliers sur ce thème

Atelier en situation de travail – de l’agence Grain’s Créateur de connaissances

Au CD 29, l’équipe de la MACI fabrique son “living lab”…

La collaboration dans les équipes est très souvent associée aux méthodes de travail et aux outils numériques (partage des dossiers, agenda partagé etc.)… Or la problématique des espaces de travail est fondamentale pour avancer sur ce sujet de manière globale

Depuis plusieurs mois, l’agence Grain’s Créateur de connaissances accompagne l’équipe de la MACI  au sein du  Conseil Départemental du Finistère, dans l’élaboration de son offre de services et dans son plan de communication.

Lors d’un atelier organisé en mode “fab lab”, l’équipe a fabriqué en 3 D, son espace de travail, ce qui a permis de révéler de nouvelles opportunités à explorer, comme la création d’un living lab dans des espaces souvent sous-exploités… 

Avant de commencer à équiper les ordinateurs de logiciels et d’applications collaboratives... explorons ce qui favorise la rencontre et le partage de connaissances… pour transformer des espaces de travail en lieux de vie et d’apprentissages collaboratifs. 

Pour en savoir plus sur nos ateliers sur le design d’espaces de travail : cliquer ici