Le futur des réunions est-il dans le powerpoint ?

Les réunions sont comme des processus algorithmiques

L’usage du support powerpoint pour animer des groupes de travail

Débat récurrent dans les organisations… L’usage du powerpoint en réunion. Est-ce que c’est vraiment un problème ?

Pour l’agence Grain’s, la question du support n’est pas forcement un problème. c’est plutôt comment on s’en sert dans une réunion ou un groupe de travail. 

Et c’est le précisément ce que nous avons traité les 15 et 22 mars avec huit ingénieurs de l’Institut Technique agricole ARVALIS.

Au cours de deux ateliers, le sujet a porté sur comment rendre accessible des données scientifiques, pour que des agriculteurs se les approprient et participent ensuite à une réflexion commune sur la ferme du futur. 

Lors du 2ème atelier de cette semaine, Séverine CHARLON a demandé au groupe de réfléchir à leur réunion comme si c’était un processus. Oui un processus comprenant une suite d’étapes logiques, aboutissant normalement à un résultat.

Habituellement, il est vrai que la réunion est considérée un évènement, dont on détermine une durée et une date. Or une réunion n’est pas uniquement un rendez-vous dans un agenda, c’est un processus algorithmique. Si vous animez votre groupe de travail avec des techniques d’animation précises, vous n’obtiendrez pas forcément le même résultat à la fin. Tout dépend du choix effectué dans la technique d’idéation et dans les modalités d’animation. 

L’animation de réunion et la création de contenus

Pour l’agence Grain’s, animer un groupe de travail devient une compétence professionnelle très plébiscitée, qui s’acquiert sur des situations très opérationnelles, comme celles que nous avons traitées avec l’association ARVALIS.

Mais la question de l’animation de réunions ou des groupes de travail conduit à réfléchir à un sujet qui deviendra de plus en plus stratégique dans les années futures, celui du traitement et de la transformation de l’Information en contenus dans les organisations.  

Toute la question est de savoir si le support powerpoint restera ou non, une norme ou une exception. 

Et si l’équipe de Musiques et Danses en Finistère expérimentait les méthodes agiles ?

Apprendre en équipe des méthodes dites « agiles » est un concept très souvent assimilé à une formation dispensée en « intra » et de manière théorique.

L’agence Grain’s Créateur de connaissances  a développé depuis plusieurs années une nouvelle forme d’apprentissage, en proposant aux équipes et aux collaborateurs de travailler sur une problématique interne en associant des pauses apprenantes sur la collaboration dans les organisations et des méthodes d’idéation tout au long de la formation.

L’équipe Musiques et Danses en Finistère a d’ailleurs eu l’opportunité d’expérimenter cette nouvelle forme d’apprenance en équipe (#livre blanc en téléchargement), au cours de 2 jours d’atelier dédié aux méthodes d’idéation et de résolution de problèmes. Ces méthodes dites « agiles » ont été testées sur des sujets de fonctionnement interne et sur l’organisation de leur future assemblée générale.

Lors d’un atelier organisé en mode «Fab Lab», l’équipe de Musiques et Danses en Finistère a pu appliquer  de nouvelles méthodes collaboratives et avancer de façon intensive sur des sujets internes.

Résultats de 2 journées d’atelier : Une avancée de 6 à 8 mois sur les projets et un plan d’action formalisé sur les prochains chantiers à mener !