Webinaire dédié aux activateurs du numérique – France Numérique

L’agence Grain’s participe à la journée France Numérique dédiée aux activateurs du numérique le vendredi 2 octobre 2020.

France Numérique, Le portail de la transformation numérique des entreprises

Séverine CHARLON fait partie des activateurs du numérique depuis 2018. Intégré dans le dispositif de Coach digital, l’agence accompagne des entreprises et des collectivités dans le développement de compétences numériques.

Références de l’agence en matière de transition numérique

  • Lancement de la box I Grain’s pour novices du numérique – 42 podcast et 1 jeu de 7 familles sur papier connecté.
  • Conférence sur la transition numérique – Conseil Départemental 34 décembre 2019
  • Pilotage du projet des universités du numérique, réseau CNFPT
  • Animation d’une E-communauté de formateurs du CNFPT (4700 personnes)
  • Développement de formation numérique, projet Européen – Expertise internationale sur l’appui aux universités techniques en Afrique subsaharienne. – (2014 2015)

100% masqué(e)s en formation, j’adapte mon présentiel

Mercredi 9 septembre à 17h00 s’achevait un atelier collaboratif intitulé « Co-produire en réunion ». Prévu initialement en mars, la collectivité a souhaité reprogrammer ce présentielavec un groupe d’agents du Conseil Départemental du Finistère.

Les deux journées se sont presque déroulées comme d’habitude…

Mardi 9h00 Mon masque est en place sur mon visage pour rentrer dans la salle de formation. Les gels sont placés sur chaque table. Les agents masqués rentrent dans la salle. Les consignes liées au COVID19 sont transmises.

Voici quelques enseignements de cette formation 100% en mode masqué.

Même masqués, démarrez avec le sourire…

Au cours des derniers mois, mon agence a créé des objets pour animer des réunions ou des formations. En l’occurence, nous avons créé un distributeur de sourires. J’utilisais régulièrement ce brise glace lors de mes ateliers. Il avait tout sa place dans celui-ci.. Comme expliqué au groupe, “à défaut de voir le vôtre, choisissez-en un sur la table…”

Je propose aux participants de choisir leur sourire.

distributeur de sourires
Distributeur de sourires

Disposez les tables en groupe de discussion

Quand je suis rentrée dans la salle, les tables étaient positionnées en rang. Seulement, avec le masque, les dispositions en U ou en rang sont à proscrire. Si vous disposez les tables en groupes de travail de 4 participants, cela permet aux uns et aux autres de voir tout le monde et de créer des échanges en petits comités. En mode conférence, le port du masque freine davantage la prise de parole en public.

Privilégiez les pauses à l’extérieur

Au cours des deux journées, les pauses se sont organisées à l’extérieur pour permettre aux uns et aux autres d’enlever leur masque quelques minutes. Durant cette période, les salles ont été aérées.

Dès le démarrage, la première activité s’est déroulée à l’extérieur. Comme expliqué aux agents, comme le masque rend les espaces clos encore plus contraignants, alors prenons l’air…

Présentez-vous sans masque

Au démarrage de la formation, j’ai pris une petite minute pour me présenter et pour demander aux agents de retirer le masque pour une présentation sommaire. Une formation en présentiel, c’est mettre le groupe en relation. Alors prendre une petite minute pour se reconnaître, ce n’est pas inutile…

Même dans ce contexte, misez sur la pédagogie active et les usages numériques

On pourrait penser que l’actualité pourrait rebattre les cartes de la pédagogie active. Animer un présentiel dans les circonstances actuelles nécessite de prendre en compte les mesures de distanciation sociale. . Comme le masque rend la communication plus difficile, il est important de privilégier les échanges en petits groupes et d’utiliser au maximum le numérique, comme des quiz, des supports dématérialisés ou des espaces formatifs individualisés.  

Prenez soin de vous et de votre groupe en formation

En fin de 2ème journée, nous étions tous très fatigués. Le port du masque en continu fatigue davantage. Si vous avez l’occasion faites de petites pauses de 2mn entre chaque exercice, hydratez-vous et assurez-vous que tout le monde entende correctement.

Finalement, les mesures Covid nous rappelle l’essentiel. De prendre soin de soi au quotidien et du bien-être de son groupe en formation.  

Rester opérationnel(le)… plus qu’une nécessité: Une condition pour préserver votre emploi

Se renouveler par les temps qui courent… Ce n’est plus un luxe, ni une option mais une nécessité pour protéger son emploi en période de récession

Le message d’une participante à l’issue de cette formation réalisée depuis le mois de juillet avec des agents de Pole Emploi Paca sur l’animation de réunions à distance, sonne aujourd’hui comme une évidence…

Bilan de fin de formation Animer des réunions à distance

Pour consulter le programme de ces classes virtuelles

Démarrer une réunion ou une formation interne

Tout commence avec un sourire et une émotion 🙂

L’agence Grain’s considère l’espace de réunion comme un espace de travail apprenant.

Qu’elle soit à distance ou en présentiel, la réunion est un temps de travail propice à l’information, l’innovation, à la production d’idées ou de solutions.

Et tout commence par l’accueil des participants…

Pour accompagner les animateurs et les facilitateurs, l’agence Grain’s a créé “Le distributeur de sourires” : Un objet en bois illustré d’émoticônes pour engager vos participants.

Le distributeur de sourires est une activité ludique, mais qui permet de déclencher une émotion par le toucher de l’objet et l’interprétation des émoticônes.

Vocation de l’objet en réunion

Ce distributeur de sourires a vocation de rassembler les participants autour d’une activité ludique et de susciter la curiosité par la découverte de l’objet.

Le choix de l’usage d’émoticônes

Contrairement aux idées reçues, les émoticônes datent du XIXème siècle et sont apparus la première fois dans un journal le Courrier Belge du 11 octobre 1841 pour figurer l’ironie. Aujourd’hui, la création d’illustrations à base d’émoticônes est considérée comme un art appelé “Art Emoji“.

Une émoticône est un dessin symbolisant une émotion, un état d’esprit, un ressenti, une ambiance ou une intensité, utilisé dans un écrit (quelque soit le support papier ou numérique).

Dans un démarrage de réunion, le distributeur offre un sourire à vos participants. Une sorte de cadeau de bienvenue pour mettre vos hôtes en confiance…

Scénario d’utilisation

Posez -les sur une table et demandez à vos participants de choisir celui qui l’inspire le plus. Le participant le saisit et le suspend à une tige en bois.

Distributeur à sourires

3 principes ont guidé sa conception et sa fabrication.

– Fabrication française et locale (dans un Fab Lab au coeur du Luberon)

– Durabilité de l’objet, choix de la matière bois.

– Conception éco-responsable (pas de peinture uniquement découpe laser)

Cet objet a été conçu par notre équipe de designers durant la période confinement.

Pour en savoir plus sur ce distributeur de sourires : cliquer ici

Rentrée 2020 – Mettre en place des classes virtuelles dans son catalogue de formation

Depuis 2016, l’agence Grain’s accompagne des organismes de formation et des réseaux professionnels à mettre en place une stratégie de webconférences et de classes virtuelles.

5 ateliers en ligne pour mettre en place une nouvelle offre de classes virtuelles

Organisée dans un format intégrant des tests d’outils de classes virtuelles, les objectifs de la formation sont :

– D’identifier les facteurs clefs de réussite de la classe virtuelle pour élaborer une intervention dynamique et interactive

– Adapter les outils de classes virtuelles, en fonction des situations d’apprentissages avec l’auditoire,

– Elaborer de nouvelles formations dans un format très court,

– Planifier et communiquer auprès des professionnels sur ce nouveau service en ligne !

Cette formation est organisée en 5 ateliers en ligne d’une durée totale de 7h00, organisée sur plusieurs semaines.

Ils nous ont fait confiance : Funéplus, Fédération de l’hôtellerie de plein air de vendée, ACTA

Une autre formation spécifique 100% classe virtuelle

Au cours des derniers mois, le format des classes virtuelles s’est généralisé dans l’offre de formation. Ce format trés spécifique implique de penser à la fois à la solution de visioconférence et à la pédagogie.

Dès le mois de mars, l’agence Grain’s a proposé une formation à distance sur l’animation de classes virtuelles. Un format trés court de 3h00 pour appréhender l’animation de classes virtuelles.

Ils nous ont fait confiance

Halte aux réunions en situation de télétravail !

Au cours des derniers mois, l’agence Grain’s a été sollicitée à de nombreuses reprises pour former à l’animation de réunions à distance. Les formations étaient concentrées sur l’utilisation d’une solution de visioconférence et de ses multiples fonctionnalités. Au fur et à mesure, le programme a évolué pour avancer sur des ateliers collaboratifs à distance et sur la transformation des réunions présentielles en réunions à distance.

Lors des classes virtuelles, les échanges portaient régulièrement sur un même constat : l’augmentation des réunions à distance et l’usage de la webcaméra. Cette pratique de la réunion à distance, parfois abusive durant le confinement, reflète un problème persistant dans les organisations, celle de la présence au travail. Cette association du travail au bureau date du XVIIIème siècle (en lien avec l’invention du bureau).

En 2020, le télétravail « normalisé » par les mesures du confinement, n’a pas forcément fait bouger les lignes sur cette question récurrente : “pour être présent au travail, je dois être présent au bureau. Comme le bureau est à la maison, ma présence se confirme lors des réunions organisées par mon responsable”.

L’usage de la visioconférence devient une nouvelle compétence numérique pour rester dans la course

Au cours des derniers mois, une évolution s’est produite : celle du passage des RDV téléphoniques en appels vidéos. Avant le confinement, il était rare qu’un client accepte l’usage de la visioconférence pour un RDV d’affaires. Certains osaient sous réserve d’avoir le bon équipement et des autorisations nécessaires de leur service informatique.

Pour moi, cette pratique professionnelle date de 2005. A l’époque je travaillais pour le groupe Plastic Omnium, qui disposait d’une salle dédiée à la visioconférence. Les équipements étaient coûteux et la connexion internet difficile. Très souvent les réunions en appel vidéo s‘achevaient en « conf call », autrement en conférence téléphonique.

Aujourd’hui, le remplacement des ordinateurs fixes par des portables disposant de web caméra intégrée et l’accès gratuit à des solutions de visioconférences ont profondément modifié le mode de communication dans nos organisations et l’usage exponentielle de la vidéo.

Dorénavant, les usages de la visioconférence et de la webcaméra en réunion se généralisent et sont devenus de nouvelles pratiques professionnelles, voire la compétence numérique à acquérir pour rester dans la course. Ceci s’observe assez bien dans les modalités de e-recrutement et dans les plans de formations internes sur les accès aux formats à distance.

La réunion à distance est un prétexte pour justifier de sa présence au travail

Aspect plus inquiétant, l’organisation multiple des réunions à distance, leur durée étalée sur des journées entières ont été utilisées comme un outil de management pour contrôler la présence du collaborateur au travail. « Si je te vois, je sais que tu travailles… » Parfois, cette pratique s’est même accentuée par les collaborateurs eux-mêmes lors du confinement par peur de perdre leur emploi et pour indiquer qu’ils étaient bien « au travail ».

Après coup, si vous interrogez des collaborateurs sur l’usage futur de la réunion à distance, le constat est mitigé. Ces nouvelles pratiques professionnelles ont généré de nouveaux symptômes comme l’hyperconnexion et la fatigue liée au travail sur écran.

L’usage abusif de la caméra ne prend pas en compte l’intimité géographique du collaborateur


Dans les formations de l’agence Grain’s, nous abordons les conditions d’emploi de la caméra et des principes clefs pour garantir l’attention des participants en réunion à distance. La lumière, le cadrage, la qualité de l’audio sont des facteurs essentiels pour qu’une réunion à distance se déroule bien. La caméra peut être activée sous certaines conditions. Qu’elle soit utile aux échanges et qu’elle ne divulgue pas l’intimité géographique du participant. Si celui-ci ne veut pas montrer l’endroit dans lequel il est, et encore plus s’il est à son domicile, il est dans son droit.

Pour l’agence, ce dernier principe nécessite un peu de pédagogie d’autant plus si la demande vient d’un responsable à son collaborateur. L’utilisation de la caméra doit respecter certains aspects de la vie privée du collaborateur et prendre en compte les contraintes de débit internet.

Aussi, nous conseillons dans nos formations l’usage de pratiques collaboratives qui ne nécessiteront pas forcément la caméra lors des activités. Par exemple, une activité de co-écriture sur un document partagé ne nécessite pas l’usage de la vidéo. Seul l’échange audio peut suffire. Elle peut aussi se réaliser sans être connecté en direct à une solution de visioconférence.

Ce premier pas de la pratique collaborative à distance peut être un remède à court terme concernant la question de la présence au travail. Elle permet d’apprendre à l’ensemble des collaborateurs, un nouveau mode de travail : je peux travailler sans être visible par mes collègues et par mon manager.

En télétravail, l’usage fréquent de la réunion est en contradiction avec l’autonomie de la situation de travail

Avant le confinement, la réunion était organisée majoritairement en présentiel. Collectivités et entreprises s’étaient même engagées dans des réaménagements importants de leurs salles de réunions pour revisiter les modes d’animation.

Mars 2020, la crise du COVID 19 a rendu les salles de réunion, comme des lieux à éviter absolument…La solution rapide a été d’organiser les mêmes réunions mais à distance…sans même s’interroger de l’adéquation du contenu au format distanciel ? Une heure de réunion en présentiel n’équivaut pas à une réunion en distanciel. L’attention est différente face un écran d’ordinateur car l’ouïe et la vue sont sollicitées plus intensément.

Après plusieurs mois de pratiques intensives, les réunions à distance soulèvent de nombreuses questions dans les organisations…Quelles types de réunions en présentiel ? Quelles réunions en distanciel ? Le format hybride est-il plus approprié ?

Pour l’agence Grain’s, l’usage de la réunion à distance doit être associée à la question de la présence au travail et de la responsabilisation. En situation de télétravail, si l’outil « réunion » continue d’être « utilisé » comme une méthode de management « command and control », la pratique du télétravail ne servira à rien dans les organisations. Par contre, si l’usage de la réunion sert davantage à guider le collaborateur en situation de télétravail ou comme soutien technique de type AFEST, le mode réunion à distance, peut avoir un réel potentiel.

Si l’usage de la réunion à distance rime davantage avec confiance et responsabilisation, alors nous pourrons envisager une évolution de nos organisations, capables de devenir des organisations apprenantes.

L’agence Grain’s rejoint le club des certifiés Qualiopi

Certification Qualiopi

L’agence est heureuse de vous annoncer sa nouvelle certification qualité obtenue le 22 juillet 2020 pour ses actions de formations (classes virtuelles et ateliers). 

Une journée d’audit qui permet de revisiter l’ensemble de ses processus internes, ses outils numériques de formation et la communication de l’organisme de formation. 

Pour préparer l’audit, nous avons suivi une formation 100% à distance sur le référentiel QUALIOPI, organisée pendant le confinement par la CCI de l’Allier. Cette formation a été très utile pour s’auto-évaluer et analyser les processus de l’organisme de formation.  

A la suite de la formation, il aura fallu 1 journée et demi pour préparer un tableau de suivi d’audit et reprendre tous les critères, un par un. 

Une étape indispensable pour être prêt le jour J. 

La boite à Grain’s : Une boutique en ligne unique en son genre pour faciliter le travail en équipe et le télétravail…

L’agence lance sa boutique d’objets pédagogiques pour faciliter le travail en équipe et le développement de compétences numériques utiles en situation de télétravail.

la boite à Grain's
La nouvelle boutique de l’agence Grain’s

Dans de nombreuses organisations, le travail en équipe a pris une place importante dans le fonctionnement des services et des départements. De plus en plus, les collaborateurs sont formés aux techniques dites d’intelligence collective (comme le World café) et aux méthodes d’animations créatives.

L’agence Grain’s forme ces équipes à la facilitation et à l’animation de réunions (en présentiel et en distanciel). Dans sa 1ère mallette pédagogique, l’agence s’attachait à rendre concret ces nouvelles méthodes de travail en utilisant des objets et des techniques de prototypages.

les 1ers objets pédagogiques développés par l’agence en 2019

L’objet a une place particulière dans les mécanismes de collaboration et d’apprenance en équipe. L’objet réunit les individus autour d’un objectif à atteindre. Celui-ci peut être ludique comme un puzzle. Il peut être créatif comme la construction d’une maquette.

Les nouveaux objets sont utilisables en réunion en présentiel ou en distanciel.

Dans l’animation de ses ateliers ou ses classes virtuelles, l’agence utilise des objets pédagogiques dont les usages peuvent varier en fonction des besoins. Chaque objet pédagogique peut être utilisé en groupe ou par une seule personne en situation de travail.

Ces objets s’utilisent dans des contextes et dans des buts multiples : Brise glace, résolution de problèmes en équipe, questionnement sur un sujet, cohésion d’équipe.

Puzzle Café, une solution pour lutter contre les réunites

Puzzle café

💡L’agence Grain’s réinvente les réunions à distance…

21 cases pour avancer sur un sujet en réunion et en équipe, en abordant toutes les questions qui peuvent se poser sur le thème abordé.

Le puzzle permet un échange ludique et bienveillant en réunion à distance.

Il s’inspire des méthodes du world café et des techniques de résolutions de problèmes pour permettre de pousser les sujets abordés en réunion et de déterminer la bonne problématique.

Il est aussi destiné à lutter contre le syndrôme du “Recovery meeting” autrement dit lutter contre les réunionites.

Le puzzle est créé par une équipe de designers et d’experts en ludo-pédagogie.

Règlement intérieur de l’organisme de formation Grain’s

Public

Les stagiaires présents en formation (présentiel ou distanciel) sont majoritairement des salariés en formation continue. Nous nous devons de justifier leurs présences dans notre établissement et de prévenir leurs entreprises en cas d’absence ou de retard. C’est pourquoi nous sommes vigilants et nous nous devons de faire respecter ces quelques règles.

Horaires

Les formateurs doivent respecter et faire respecter les horaires de la formation, précisées dans la convention et la convocation.

Deux pauses de 10 minutes sont possibles au cours de la classe virtuelle, si celle-ci dépasse les 2h00.  

Des pauses sont organisées le matin et l’après-midi lors des ateliers en présentiel.

À titre exceptionnel, des aménagements sont possibles et sont décidés avec le client.

Les demandes particulières des stagiaires doivent être orientées vers le Direction de l’organisme de formation et auprès de leur employeur.

Traitement des retards

L’agence Grain’s souhaite que les stagiaires en retard ne perturbent pas les sessions en cours. Nous préconisons donc aux formateurs de fermer la salle virtuelle ou la salle en présentiel lorsqu’ils démarrent leurs cours. Les stagiaires qui arrivent en retard doivent envoyer un message au formateur pour les inviter à rouvrir la salle. Ils peuvent intégrer le cours à la pause suivante.

Feuille de présence

Afin de respecter les exigences liées à l’accueil de salariés en centre de formation, nous demandons de porter sur la feuille de présence :
• les absences,
• les retards,
• votre signature

Consignes

En salle de formation, il est interdit aux stagiaires d’utiliser leur téléphone portable, si celui-ci n’a pas été sollicité par le formateur.

Traitement des stagiaires irrespectueux des règles

Le formateur a toute légitimité pour recadrer, voire exclure un stagiaire qui ne respecterait pas l’ensemble de ces règles.

Consignes d’évacuation en cas de formation en présentiel

Évacuation

Chaque centre dispose d’un système général d’alerte qui permet en cas d’incendie de vous alerter grâce à une sirène. En cas de déclenchement de l’alarme :

Nous conservons notre calme et préparez l’évacuation
Comptons les stagiaires qui sont dans la salle
Nous nous munissons de la feuille de présence, si celle-ci est dans la salle

Nous évacuons calmement les locaux par les escaliers de secours en suivant les flèches lumineuses et/ou les consignes données par le responsable d’évacuation de l’équipe IFSO
Nous n’utilisons pas les ascenseurs

Nous avançons jusqu’au point de rassemblement.

Nous nous assurons que les stagiaires dont nous avons la responsabilité sont tous avec nous
Nous faisons le point avec le responsable d’évacuation.

Consignes de distanciation sociale et mesures d’hygiène

Au cours des formations en présentiel, la formatrice rappelle aux participants les gestes barrières à adopter tels que :

-se laver régulièrement les mains ;
-tousser dans son coude ;
-utiliser un mouchoir à usage unique et le jeter dans une poubelle ;
-ne pas embrasser ou serrer la main à ses collègues de travail ;
-respecter une distanciation sociale d’au moins 1 mètre ;
-ne pas porter ses mains à la bouche ou au visage.

Le matériel informatique est désinfecté régulièrement. Il est interdit d’utiliser les ventilateurs dans les salles et les poignées de portes, les rampes d’escaliers, les boutons d’ascenseurs, les téléphones font l’objet d’un nettoyage à chaque utilisation.