Préparer les équipes au changement et recruter en équipe avec le cabinet CofabrikRH

3ème atelier organisé avec le cabinet CofabrikRH spécialisé en recrutement.

Depuis près de 3 ans, l’agence Grain’s créateur de connaissances travaille avec  Cofabrik RH, 1er cabinet de recrutement sur le secteur de Grenoble.

Avec Ledicia Spacil, fondatrice de Cofabrik RH, nous avons mis en place un processus de recrutement en équipe et collaboratif.

L’objectif est d’analyser la fiche de poste du futur collaborateur en  recrutement et notamment dans le cadre de situations complexes (ex: départ à la retraite, création de poste).

En janvier dernier, Ledicia Spacil, Christelle Perney et Séverine CHARLON ont animé un atelier de 3h00, pour une entreprise de pointe dans le secteur de la métallurgie et pour un recrutement dans le cadre d’un départ à la retraite. L’objectif était de ne pas « cloner » le profil du poste de la personne sortante… Lors d’un départ à la retraite, le collaborateur historique a acquis de nombreuses expériences soit sur le poste en question et tout au long de sa carrière. L’erreur aurait été de vouloir reproduire la même fiche de poste…

L’intérêt de cet exercice est multiple pour l’entreprise et pour les équipes :

– il sert de révélateur à l’équipe d’accepter le prochain départ du collaborateur sortant,

– il sert à préparer les équipes à rentrer en phase d’intégration d’un nouveau collaborateur,

– Il sert à l’entreprise et à son dirigeant à déterminer de nouvelles pistes de développement…

=> En dehors des bénéfices de l’exercice autour du recrutement, l’atelier est une expérience unique de collaboration autour du changement organisationnel… Un enjeu à ne pas sous-estimer.

Pouvoir de décisions et organisation apprenante : les bonnes intentions…

Au cours des quatre dernières années, l’agence Grain’s créateur de connaissances a souvent été sollicitée sur la question de l’autonomie des collaborateurs dans les projets et la prise de décision. 

Depuis 2014, nous animons des ateliers collaboratifs sur différents sujets et au sein d’organisations publiques et privées. Et la question revient très régulièrement : Quelle est notre autonomie dans la prise de décisions ? 

Dans ce cadre, l’agence s’appuie sur une grille d’évaluation permettant de visualiser les différents niveaux d’autonomie. (voir-ci-dessous).

Malgré les bonnes intentions de certaines organisations à vouloir avancer sur le modèle de la co-création, nombreuses sont celles qui restent sur l’avant dernière marche c’est à dire sur la consultation interne :  Des groupes de travail émettent des recommandations sur le sujet à traiter et le niveau supérieur (CODIR ou managers) prennent la décision finale. La raison évoquée est la capacité des collaborateurs à prendre les bonnes décisions.

Dans un récent article d’Harvard business review « Réussir l’exécution de sa stratégie », des recherches ont  démontré que la délégation de la responsabilité opérationnelle, c’est à dire de la prise de décisions au plus bas niveau de l’entreprise pouvait engager les dirigeants à se concentrer davantage sur des problématiques stratégiques. En effet, certaines décisions importent plus que d’autres. Dans les décisions génératrices de valeur, une partie d’entre elles sont stratégiques et d’autres sont opérationnelles et essentielles à la mise en oeuvre. D’ailleurs, une bonne prise décision ne s’arrête pas à la décision elle-même, mais s’étend à sa faisabilité et à sa mise en oeuvre. 

Le pas vers la co-création est un exercice difficile et il n’est pas anodin pour l’organisation. Lors de la mise en place d’un projet de « co-création » au sein d’une organisation bâtie sur le modèle fonctionnel, la question de prise de décision peut rapidement remettre en question le pouvoir décisionnel managérial à la fois au niveau stratégique et au niveau opérationnel.

Pour ce faire, un premier travail nécessite d’aborder les modèles mentaux (règles tacites, croyances, freins au changement, routines culturelles) à tous les niveaux de l’entreprise et en priorité avec les niveaux décisionnaires : 

– Sur la capacité de l’organisation à définir des rôles décisionnaires en dehors de l’organigramme,

– Sur la capacité des managers à adhérer aux principes d’expérimentation et de co-création,

-Sur la capacité des collaborateurs à agir en toute autonomie et à développer une responsabilité opérationnelle.

Selon l’agence, ce préalable dans les projets collaboratifs dits de co-création conditionne les capacités à évoluer vers le modèle de l’organisation apprenante. Ce premier travail détermine la capacité de l’organisation et de ses membres à prendre conscience des schémas mentaux et des freins à la mise en oeuvre de cette bonne intention.

Changer de chapeau en formation – Universités des intervenants 6 février 2019 – CNFPT

En quelques années, les professionnels de la formation ont été amenés à repenser l’activité des centres avec de nouvelles règles de référencement (datadock), à mettre en place des stages de formations de plus en plus individualisés (dits « intra » et l’AFEST en situation de travail),  et à proposer de nouveaux modèles économiques nécessitant une parfaite connaissance des différents fonds de financement de la formation.

Malgré ces dernières évolutions, l’historique « stage de formation » proposé en catalogue et en présentiel résiste… dans sa forme et dans ses classiques modalités pédagogiques : présentation powerpoint, exercices, débat etc.

Depuis 2014, l’agence Grain’s créateur de connaissances intervient au sein d’organismes de formation sur la pédagogie active et sur les usages numériques pour accompagner les formateurs à repenser les différentes facettes de leur métier.

Au cours d’une université des intervenants organisée le 6 février par la délégation Poitou-Charentes du CNFPT, l’agence a accompagné la direction et l’équipe pédagogique dans l’ingénierie de la journée et l’animation des ateliers. La technique d’idéation des chapeaux de Bono a été utilisée comme fil rouge pour construire le déroulé pédagogique et les différentes activités proposées aux participants.

Tout au long de cette journée, près de 50 formateurs/formatrices ont adopté 7 nouvelles postures : coach, facilitateur, médiateur du numérique, tuteur, animateur de communautés, analyste de datas, techno-pédagogue…

Résultats : De nouvelles méthodes pour scénariser des formations hybridées et une expérience collaborative de l’ingénierie pédagogique.  

Restitution de l’atelier les nouvelles postures « en carte mentale »
Pourquoi est-ce si important aujourd’hui d’associer ces nouvelles postures à la scénarisation pédagogique ? 

Pour l’agence Grain’s Créateur de connaissances, l’idée centrale est s’interroger non plus sur les objectifs pédagogiques mais sur les résultats de la formation : quels sont les résultats attendus par le professionnel en formation, par son service RH et par sa direction ?

Les objectifs pédagogiques proposés sont souvent peu réalistes et non mesurables : ex : mettre en oeuvre un plan d’action… Généralement, les objectifs pédagogiques sont conçus uniquement du point de vue du formateur et les objectifs inscrits dans le programme de formation ne concernent que la livraison de contenus…

L’agence Grain’s créateur de connaissances propose de concevoir le programme de formation, son contenu et son animation en utilisant les nouvelles postures comme outil de conception.

Mode d’emploi

Si vous vous interrogez en tant que tuteur sur les objectifs d’une formation, vous aborderez le stage, en mettant en avant un accompagnement individualisé pour le professionnel en formation.

Si vous vous interrogez en tant que facilitateur sur les activités proposées au cours de la même formation, vous organiserez des activités de résolution de problèmes.

Enfin, si vous devenez un médiateur du numérique lors de la conception du contenu de cette formation, vous vous emploierez à accompagner le professionnel en formation, à développer de nouvelles compétences numériques et à devenir un citoyen éclairé.

Et ainsi de suite…

Si le formateur/trice accepte de changer de chapeau, lors de la conception du stage de formation, alors il/elle modifie son rôle, sa relation au contenu, le format et ses modalités pédagogiques.

Normes qualité +usages numériques + design thinking : l’expérience de Direct énergie

Animer les normes qualité au sein des organisations de travail n’est pas chose facile. Pour les responsables qualité, les actions de sensibilisation et de formation sont devenues des missions régulières nécessitant de développer de nouvelles compétences professionnelles comme l’animation pédagogique ou la conception de ressources numériques.

Au cours d’un atelier dédié à la norme Qualité ISO 14001, l’agence Grain’s Créateur de connaissances a accompagné un service qualité de Direct Energie et du Groupe Total,  à repenser la scénarisation des séances de sensibilisation et les différents livrables d’information.

Méthodes utilisées : Le design thinking et des outils numériques d’animation

Résultats de l’atelier : 1 scénario conçu et deux ressources numériques créées.

L’autonomie des équipes et l’empowerment : l’exemple de Cognac Larsen

De nombreuses organisations ont l’objectif de mettre en place des mécanismes de collaboration sur des projets internes, tout en restant au niveau de la consultation des équipes. La question du rôle des managers et le niveau d’autonomie sont rarement posés en amont des travaux car le processus de la « décision » reste au niveau du management.

Au cours d’un atelier dédié à la thématique de l’organisation apprenante, l’agence Grain’s Créateur de connaissances a accompagné l’entreprise Cognac Larsen et les managers à définir le niveau d’engagement des équipes dans l’élaboration de la feuille de route de l’entreprise.

Le management de l’entreprise Cognac Larsen a eu le souhait d’aborder cette question, en amont des travaux avec leurs collaborateurs. L’objectif  de cette étape consistait à définir collégialement, le niveau d’autonomie des équipes dans la validation des travaux.

Au cours de l’atelier, l’agence Grain’s créateur de connaissances a proposé une série d’activités aux managers et aux collaborateurs, dans l’objectif d’évaluer la maturité des équipes à  collaborer en toute autonomie.

La valeur ajoutée de la démarche menée par le management de l’entreprise Cognac Larsen est d’avoir identifié un premier schéma mental sur les processus de validation dans les projets dits « collaboratifs ».

L’atelier a également permis d’adopter un nouveau regard sur la mission du  management dans l’autonomisation des équipes et d’identifier un premier levier pour instaurer « l’empowerment » (responsabilisation des collaborateurs) au sein de l’organisation.

Animation d’une e-communauté et initiation à l’open data

L’agence Grain’s Créateur de connaissances co-anime la e-communauté du CNFPT regroupant à ce jour, près de 2700 professionnels de la formation depuis près d’une année.

Depuis cet été, nous proposons des publications dédiées aux compétences numériques : recherche d’informations sur le web, sécurité et protection des données personnelles, création de contenus numériques, adaptation dans un environnement numérique…

Dernièrement, l’agence propose aux membres de cette coopérative pédagogique, des publications autour de l’open data.

Pourquoi ce nouveau thème ? 

Tout d’abord, l’open data est une compétence collective et individuelle et elle appartient au champ de la littératie numérique.

Quelque soit le secteur d’activité, les organisations seront de plus en plus amenées à développer des stratégies autour de l’open data, c’est à dire à rendre accessible des fichiers de données ouvertes et réutilisables, ou à mettre en place sur le site web des pages internet avec des extensions favorisant l’accès à des données cachées.

Initier  les collaborateurs et les différents services à rendre accessible des données de l’entreprise, nécessite un apprentissage interne sur la question de la souveraineté, la propriété et la réutilisation des données…

Pour la e-communauté, notre mission consiste à accompagner les professionnels de la formation à s’adapter aux évolutions technologiques.

Autant commencer cette importante révolution en douceur…  car la réforme de la formation professionnelle 2018 comprend des éléments dans ce sens.

A suivre…

Data visualisation et évaluation du plan de formation : L’exemple de la Mairie de quimper.

Au cours du mois de septembre, l’agence Grain’s Créateur de connaissances a accompagné la Mairie de Quimper dans l’évaluation du plan de formation triennal. L’objectif de ce projet est d’évaluer l’impact des actions de formation auprès des agents de la collectivité et de les solliciter à s’exprimer sur leur vision du futur plan.

Cette démarche a été menée 100% en mode numérique. Un questionnaire en ligne a été conçu favorisant une analyse en temps réel des réponses au questionnaire et de mettre en place les relances, de manière efficace.

En complément, l’agence Grain’s a proposé au service de formation d’associer une démarche de data visualisation dans les restitutions des résultats. 

Plus value de la démarche 100% numérique :  le plan de formation est un outil de médiation de numérique et d’E-inclusion. Le processus de consultation en ligne est le premier pas vers l’inclusion de l’ensemble des agents dans l’acquisition de ces nouvelles pratiques professionnelles.

Plus value de la data visualisation : La restitution est une ressource pour les agents de la collectivité, principaux contributeurs de l’évaluation du plan de formation. Le mode visuel du livrable réalisé par  notre illustratrice Tatienne Laplanche facilite la lecture et la prise en compte des résultats par les répondants et les non-répondants.

 

Etes-vous plutôt « entreprise libérée » ou « organisation apprenante » ?

Connaitre les points de convergence entre les modèles d’entreprise libérée et d’organisation apprenante permet de faire un choix éclairé pour envisager, dans les meilleures conditions, une transformation adaptée au contexte de son entreprise. 

Quel que soit le domaine ou le secteur d’activité dans lequel elles évoluent, les organisations apprenantes et les entreprises libérées ont des points de convergence. A priori, au moins six. Cet article est le fruit de plusieurs collaborations et projets menés avec ces deux modèles de gouvernance. Les identifier et les comparer, permet d’accompagner les entreprises candidates  à la transformation, sur des points de vigilance dans la mise en oeuvre de leurs projets.

1. Apprendre l’autonomie pour engager

L’entreprise libérée et l’organisation apprenante véhiculent l’idée centrale que l’engagement et l’autonomie sont les leviers nécessaires pour évoluer dans un environnement complexe. L’engagement des collaborateurs est un facteur de pérennité de l’entreprise. Dans l’organisation apprenante, l’autonomie est une compétence individuelle et collective qui s’apprend. Elle est donc progressive et évolue au fur et à mesure de la capacité des collaborateurs à s’auto-déterminer.

2. Porter une vision ou construire une vision partagée 

Incarner une vision et la faire partager à ses collaborateurs est, pour l’entreprise libérée, le niveau ultime d’engagement des collaborateurs. Pour l’organisation apprenante, il s’agit du premier niveau d’engagement.  Dans ce modèle, la démarche de construire une vision partagée sur une stratégie ou sur une politique interne conduit à renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs et à donner du sens à leur travail. 

3. Valoriser les valeurs individuelles de vos collaborateurs, nouveaux leviers d’engagement

L’entreprise libérée pose le partage de valeurs en acte comme condition de l’existence d’une communauté de travail. Pour l’organisation apprenante, la maîtrise personnelle de ses valeurs, c’est à dire le mécanisme de les identifier, est à la fois une démarche proposée au collaborateur et un nouveau levier pour inciter la prise d’initiatives personnelles, productrice de valeur ajoutée pour l’organisation.

4. La mission des boucles de contrôle

Dans la plupart des organisations, la question des boucles de contrôle représentent des questions épineuses, sources de crispation et de remise en question de la fonction managériale. Dans l’entreprise libérée, les boucles de contrôle sont courtes et rattachées aux salariés responsables de leur travail (Celui qui sait, est celui qui décide).
Dans l’organisation apprenante, le contrôle permet de révéler les schémas mentaux de l’organisation  : « on a toujours fait comme cela ». Les boucles de contrôle sont révélatrices de routines organisationnelles « c’est comme cela qu’on fait ». Elles sont envisagées comme une source d’apprentissage pour identifier les archétypes (préjugés, dogmes, culture de l’entreprise) et les zones de blocages.

5. Redéfinir l’architecture de l’organisation

Les pyramides inversées, présentes dans les entreprises libérées conduisent à organiser la mission de chaque collaborateur, vis à vis du client, positionné en haut de la pyramide. La fonction première du travail est de se réaliser. Pour cela, il faut avoir une véritable mission et exprimer tout son potentiel au sein d’un collectif. Dans l’organisation apprenante, l’entreprise s’organise autour de communautés ouvertes, regroupant l’ensemble des acteurs du système dans lequel l’entreprise évolue : clients, fournisseurs, partenaires, universités etc… Ces communautés développent des savoirs-faires, des expertises et favorisent le développement des pratiques innovantes et une écoute permanente du marché.

 

6. La mission du dirigeant

Dans l’entreprise libérée, les équipes décident d’elles-mêmes d’investir, d’embaucher, de modifier l’organisation… Pour ce faire, le dirigeant a un rôle d’aider à la réflexion mais il ne prend pas de décision. Dans l’organisation apprenante, le dirigeant développe des mécanismes de dialogue au sein des collectifs pour favoriser l’expression de tous les points de vue dans les mécanismes de décision.

En conclusion …

Le phénomène de ces nouveaux modèles de gouvernance répond à la nécessité de donner les moyens à l’organisation de s’adapter plus rapidement à la complexité croissante des marchés et aux évolutions technologiques.

A notre sens, le débat autour de la fonction du management n’est plus la problématique centrale… mais c’est plutôt celle de l’humain au sein des organisations de travail. 

Pour avancer sur un projet d’organisation apprenante, contactez-nous.