Conduite du changement : Faire naître une équipe pour oser innover et co-créer

3 juillet 2019, des agents volontaires sont réunis dans une salle de formation pour apprendre l’art de la facilitation. La Direction Générale de la collectivité présente la particularité du stage de formation, organisé dans l’objectif de préparer un séminaire dédié au nouveau projet de territoire réunissant 300 agents cadres issus de 32 communes fédérées. 

Les personnes inscrites à cette formation ont pris l’initiative de s’engager dans un projet temporaire et collectif : Animer le futur séminaire et proposer à leurs pairs d’apprendre à “travailler ensemble” au cours d’une journée.  

Pour la collectivité et les agents, l’expérience est nouvelle : former à la facilitation des agents issus de structures différentes dans un objectif précis et concret. 

Au cours de ce stage, l’agence Grain’s a accompagné les 18 agents dans la préparation de ce séminaire et dans l’expérimentation de techniques d’animation. 

Au cours des deux premières journées, les agents ont appris à se connaître tout en construisant les différents temps forts du séminaire. A partir d’une feuille de route transmise par un autre groupe de travail, les agents volontaires ont donné du sens aux enjeux énoncés “ travailler ensemble dans le cadre du nouveau projet de territoire” en sortant du cadre des traditionnelles tables rondes et des classiques échanges de bonnes pratiques… 

Pour le groupe de facilitateurs, l’objectif est d’envisager ce séminaire comme un temps de travail collectif et productif à grande échelle et de rendre “utile” des échanges avec leurs pairs. Les agents sont moins susceptibles de résister au changement quand ils ont participé à sa création. Ce sera l’objectif clef de ce séminaire.

4 Juillet 2019, l’ambiance est devenue conviviale.  Le groupe d’agents se retrouve après une première journée ressentie comme dense. L’enjeu de la journée est de s’approprier les thématiques du séminaire portant sur la collaboration, la solidarité entre les collectivités, l’innovation et la circulation de l’information pour identifier les modes d’animation qui seront utilisés le jour J. 

Une consigne est transmise au groupe : travailler en mode “Prototype”. Les agents choisissent le thème de l’atelier et s’organise en équipe de travail pour réfléchir aux animations. L’objectif est d’utiliser des petites scénettes pour visualiser les temps de l’atelier et les différentes activités.  

12 septembre 2019 : Une dernière journée pour finaliser et prendre ses marques avant le jour J. Le groupe est réuni devant le lieu du séminaire pour une répétition générale. Tout le monde rit, plaisante sur l’absence de cafés pour se réveiller. Quelques membres s’expriment sur leurs émotions et le plaisir de se revoir. Le groupe est bienveillant et s’investit dans la préparation. 

Fin de journée, le groupe se rejoint dans la salle de la collectivité pour finaliser les dernières phases du séminaire. Les agents se questionnent sur le devenir de leur équipe et sur les opportunités de travailler ensemble de nouveau. 

Une équipe est née pour oser innover en toute autonomie sur un sujet qui les concerne en tant qu’agents et salariés des collectivités nouvellement fédérées autour de ce nouveau projet de territoire.

Qu’est-ce qu’une organisation apprenante ?

Le concept d’organisation apprenante est complexe à définir. Sur la toile, l’organisation apprenante est aujourd’hui réduite à une structure facilitant l’apprentissage de ses salariés en utilisant plusieurs modalités (formation en ligne, formation en situation de travail, auto-apprentissage).

Pour l’agence Grain’s créateur de connaissances, la définition de l’organisation apprenante rejoint celle de son fondateur, Peter SENGE, à savoir une organisation ne peut devenir apprenante que si ses membres acquièrent une vision claire de leur rôle et de leur responsabilité dans le fonctionnement de l’organisation.

Autrement dit, une organisation peut être définie comme apprenante lorsqu’elle a développé la capacité d’évoluer en permanence grâce à la participation active de tous les membres dans l’identification et la résolution des problèmes liés au travail.” (Robbins et DeCenzo, 2004, p177). 

Plus concrètement, l’organisation apprenante utilisera toutes les situations de travail comme des opportunités pour apprendre. Par exemple, lorsqu’une Direction des Ressources Humaines a l’obligation de repenser sa stratégie, elle s’emploiera à utiliser ce problème comme une opportunité pour faire travailler ses collaborateurs sur leur mode de fonctionnement, ou sur leur schéma organisationnel. Au lieu de sous-traiter cette problématique à un cabinet externe, elle prend du temps pour associer l’ensemble de ses collaborateurs dans l’objectif d’élaborer une vision partagée de leur futur.

Le projet de devenir une organisation apprenante ne se résume pas à un simple changement organisationnel puisque par nature, ce modèle d’organisation fonctionne sur la base de la complexité et d’un raisonnement systémique. Dans un cas de réorganisation, changer les salariés de bureau ou les changer de poste ne sont pas sans conséquence, ni sans impact sur l’efficacité du système. Le temps affecté aux mutations de l’organisation est généralement vécu comme une période de souffrance et de frustration. Dans un projet d’organisation apprenante, ce temps est aussi une source de dialogue pour mettre en exergue des schémas mentaux, des modèles de pensée, qui peuvent dans ce cas précis, rendre toute la démarche apprenante et créer une réelle valeur ajoutée.

Aussi, dans des projets d’organisations apprenantes, il est d’usage d’identifier le pourquoi de ce changement organisationnel et sa réelle raison d’être.

Comment devient-on une organisation apprenante ?

Question complexe, réponse systémique… Plusieurs étapes sont nécessaires pour avancer sur le modèle de l’organisation apprenante. Réduire ce changement organisationnel à un modèle d’apprentissage ne résoudra pas d’autres problèmes de l’organisation comme par exemple : le rôle du management, la responsabilisation des salariés, le développement de l’initiative, le partage de connaissances dans un fonctionnement en silôt etc.

L’organisation apprenante repose sur plusieurs disciplines qui peuvent devenir de véritables leviers pour s’engager dans cette nouvelle orientation :

Les modèles mentaux : il s’agit de patterns ou de modèles de pensée qui illustrent généralement des archétypes au sein de l’organisation. Ces schémas peuvent être de réels blocages dans toute conduite du changement. Par exemple : « ce n’est pas mon rôle », « de prendre des décisions » ou « on a toujours fait comme cela ».

La maîtrise personnelle : Cette discipline est une compétence clef à développer chez les collaborateurs. Elle consiste à identifier leurs valeurs personnelles au sein de l’organisation pour les confronter à celles de l’organisation. Ces valeurs peuvent devenir de véritables leviers pour faire évoluer l’organisation et ses membres.  

La vision partagée : Cette discipline, bien que plus identifiable, est loin d’être « facile » à mettre en œuvre car elle nécessite que chaque partie prenante soit en phase sur le rôle à jouer. Doit-on donner le pouvoir de décision aux collaborateurs dans un projet ou est-ce uniquement une consultation ?

Apprendre en équipe : L’apprentissage en équipe ne s’illustre pas par une action de formation collective. Il s’agit de mettre en œuvre des opportunités pour faire travailler ensemble des collaborateurs sur la résolution d’une situation de travail posée en problématique (ex : recruter un nouveau collaborateur, définir un nouveau mode de fonctionnement, accompagner des clients à l’usage d’un outil numérique etc. ) 

Penser systémique : Cette discipline s’appuie sur des outils et des méthodes de raisonnement systémique. Plus complexe à utiliser, elle est pourtant le socle des autres disciplines qui devront penser au système et aux interactions possibles dans chaque étape de leur projet de changement organisationnel ou de conduite de changement.  

Méthodologie et conseils

Tout projet de transformation en organisation apprenante, porteur de changements de processus, d’organisation, de méthodes de travail devient un succès lorsque les femmes et les hommes de l’entreprise comprennent sa raison d’être et participent intégralement aux mutations individuelles et collectives que le projet sous-tend. Cette dynamique de conduite du changement permet d’ancrer les changements dans les pratiques et les comportements tout en maintenant le cap stratégique du projet.

Ces transformations complexes et systémiques nécessitent une conduite du changement à la fois innovante et agile. Les méthodes de conduite du changement classiques (ex : analyse d’impacts, communication, formation, gestion de projet) sont utiles mais ne sont plus suffisantes. Les programmes de transformation nécessitent des méthodes innovantes d’idéation pour répondre aux changements de fond du monde du travail (méthodes de travail plus collaboratives, plus réactives, créatives et plus concrètes, plus efficientes). Maintenir un bon niveau d’apprentissage social et de productivité des collaborateurs tout au long du projet est un des challenges de la conduite du changement.

Quels sont les bénéfices d’être une organisation apprenante ?

– Adaptabilité individuelle et collective

– Effiicience opérationnelle

– Compétences en résolution de problèmes

– De nouveaux facteurs de motivation et d’engagement

Pourquoi choisir l’agence Grain’s pour vous accompagner à devenir une organisation apprenante ?

Devenir une organisation apprenante est une nouvelle compétence collective qui se travaille au sein de votre organisation en toute transparence avec vos collaborateurs…

Convaincus que le succès de ce projet, de quelque envergure qu’il soit, passe par un accompagnement des collaborateurs et des unités fonctionnelles, nous plaçons la conduite du changement au cœur de notre métier de conseil et de facilitation.

Séverine CHARLON, Fondatrice de l’agence Grain’s Créateur de connaissances

Notre approche de la conduite du changement est fondée sur notre expérience et l’agilité de notre mode opératoire, en apprentissage permanent.

Notre accompagnement couvre l’intégralité du cycle de vie d’un programme « devenir une organisation apprenante ». 

A ce titre, nous intervenons pour :

– Structurer la conduite du changement

– Construire le réseau des collaborateurs en charge de déployer le changement dans toute l’organisation,

– Evaluer les impacts du changement et mettre en œuvre les actions pour ancrer la transformation,

– Définir le niveau d’engagement des leaders, des managers et des collaborateurs et les mobiliser sur le projet.

– Modéliser à partir des expérimentations, un schéma d’organisation apprenante, propre à votre structure grâce à des indicateurs dédiés et une mesure de la performance.