10 astuces pour réussir ses réunions hybrides

Animer un groupe de travail en présentiel et en distanciel n’est pas une mission facile ! Ouvrir une salle virtuelle et projeter un support powerpoint ne suffisent pas pour maintenir l’attention des personnes en présence et les personnes à distance.  

Avant toute chose, vous aurez comme mission de créer un espace de dialogue commun entre ceux qui sont dans la salle avec vous et ceux qui sont en distanciel.

Créer cette dynamique de travail en mode hybride nécessite de repenser le temps et l’organisation de la réunion. Une réunion hybride se prépare en avance…

Pour vous aider à réussir vos réunions hybrides, l’agence Grain’s vous propose plusieurs astuces pour faciliter la prise de parole et la bonne compréhension des informations.

C’est quoi une réunion en mode hybride ?

Le terme hybride renvoie étymologiquement « à l’idée d’une « bâtardise », à un mélange interdit, à un mariage improbable, qui a transgressé la norme, l’habitude, l’identité, l’ordre établi« . selon Gabrielle Halpern, Philosophe. Il est vrai qu’une réunion hybride n’est pas quelque chose de commun. On ne peut pas la ranger dans une case car son format évolue à chaque fois. Dans un cas, on peut avoir plus de participants en présentiel et moins en distanciel. Et la réunion suivante, on peut avoir cinquante personnes en distanciel et quelques personnes en présentiel.

L’hybride n’est pas commun et habituel. Il demande à chacun de sortir de sa zone de confort. Dans une réunion hybridée, certains participants sont visibles et d’autres invisibles.

La situation est complexe pour les organisateurs et l’équipe d’animation. Pour les participants, l’enjeu est surtout de bien rester concentré sur le contenu de la réunion, pour capter l’information.

Quelque soit son format, une réunion reste un processus pour réunir des parties qui avaient été divisées, désunies, isolées. C’est en tout cas, la définition dans le dictionnaire Larousse.

Organiser et animer une réunion hybride n’est pas une tâche simple, surtout pour ceux qui n’ont pas beaucoup d’expérience. En effet, l’animateur/trice de la réunion doit veiller à capter l’attention de tout le monde et veiller au bon déroulement des échanges.

Présentiel et distanciel : Quels sont les pré-requis ?

Une réunion hybride est obligatoirement connectée à un réseau wifi pour les organisateurs et pour les participants. Mais tout le monde ne dispose pas d’une connexion très haut débit ! Il est souhaitable que ce pré-requis puisse être pris en compte dans le choix de la solution de visio-conférence. Certains outils comme Adobe connect sont assez gourmands en bande passante, contrairement à Teams ou Zoom. Ainsi, il est indispensable que la connexion wifi fonctionne de manière optimale pour tous les participants afin qu’ils puissent suivre la réunion en toute sérénité. Ceci reste un défi de taille !

L’autre défi des réunions hybrides, c’est le niveau de maîtrise numérique des participants. Il y a encore de nombreuses personnes, en France, qui n’ont jamais envoyées un email de leur vie… Certaines ne savent pas non plus se connecter à une salle virtuelle. Il se peut que certains paniquent dès qu’on change d’ordinateurs. Dans la mesure du possible, il est fondamental de préparer chaque personne, soit en organisant une session de tests techniques, soit en produisant un manuel simple sur la façon de se connecter et d’utiliser la plateforme. Dans ce dernier cas, le format vidéo est le plus adapté à la situation.

Les 10 secrets pour réussir sa 1ère réunion hybridée ?

Astuce 1 – Pour créer du lien avec l’audience, utiliser un brise glace

Les icebreakers ou brise-glaces sont une façon intéressante de dynamiser des réunions, de créer du lien, et un état d’esprit positif. De plus, cette activité se déroule en quelques minutes sur la réunion et elle apporte un réel bénéfice à celle-ci. Un brise-glace peut être adapté à chaque situation. Il peut aider à favoriser la prise de parole en public, comme encourager les personnes, mêmes invisibles durant la réunion, à se manifester et à parler des défis liés à l’objet de la réunion. De plus, si vous n’avez pas d’idée, consultez notre boîte à Grain’s. Vous trouverez des brises glaces dématérialisés comme l’arbre à personnages.

Astuce 2 – La réunion hybridée se déroule quand même dans un espace commun

Quelle galère ! Dans les réunions hybrides, vous n’aurez jamais la même situation. Avec ce partenaire, vous utiliserez Teams et les sous salles. La fois prochaine, vous serez tous sur Zoom mais sans sous salle.  A chaque réunion, il faudra s’adapter et créer des espaces communs d’échanges. La zone de chat est la plus simple. Encore faut-il que les participants sachent l’utiliser. Dans d’autres réunions, il sera utile d’utiliser des outils collaboratifs pour favoriser la prise de note. Personnellement, lorsque j’anime des réunions hybrides, j’utilise un outil très simple et disposant d’une formule premium : Padlet.

Lors des dernières réunions, où nous avions organisé un world café en mode hybride. Ce tableau de bord a été très utile pour favoriser la prise de note par les hôtes. 

Astuce 3 – Le scénario se prépare comme une compétition de formule 1.

Chaque réunion hybride se prépare et se prépare avec l’ensemble des personnes qui participeront à l’organisation et/ou à l’animation. Il est conseillé de rédiger des consignes à l’attention de l’équipe et d’organiser une petite réunion pour bien se caler avec tout le monde. Il faudra utiliser ce temps de préparation, pour vérifier l’engagement et l’aisance de chacun dans la prise de parole ou la co-animation.  

Astuce 4 – La temporalité change.

Respectez votre horaire et gardez le cap : démarrer et finir à l’heure, c’est respecter les participants et se respecter soi-même. Et en distanciel, les participants partent plus vite qu’en présentiel…

Durant la réunion, la temporalité change aussi. Le changement de rythme s’effectue en quelques minutes. Les heures deviennent longues pour les participants e distanciel, seuls devant leurs écrans. Tandis que ceux en présence peuvent aussi devenir impatients, très rapidement si le démarrage se fait attendre.

Astuce 5 – Les rôles sont définis à l’avance.

Prévoyez un scénario qui mentionne le rôle de chacun. Responsabilisez l’équipe et distribuez les rôles en amont de la réunion afin de bien définir qui fait quoi :

Un animateur :  il distribue la parole, dynamise les échanges et il peut maitriser le temps.

Un/une modératrice : Il ou elle aura le rôle clef de gérer les micros dans la salle virtuelle ou en présentiel. Elle aura également le rôle de gérer la caméra ou d’épingler les caméras dans la salle virtuelle. 

Des co-animateurs/trices : Il ou elle co-anime la réunion, notamment lors de la mise en place de demi-groupes.

Des orateurs : Prévoir un temps de parole pour chacun et éviter si cela est possible, les supports powerpoint.

Astuce 6 – Pause visuelle et attentionnelle

Selon un article des Echos, la concentration des cadres en réunion serait de 52 minutes : au-delà, notre attention se met à diminuer. Peu de chances alors de garder des participants attentifs plus longtemps … Sauf si vous faites des pauses !

Les cadres passent en moyenne 27 jours par an en réunion. Certaines de ces réunions durent parfois des heures, et parfois une journée complète. Il est alors important d’offrir à vos collaborateurs la capacité et la possibilité de maintenir une concentration maximale.

Pour que vos réunions hybridées soient agréables et utiles à tous, des pauses s’imposent ! Accordez un peu de temps, en dehors des écrans, à ceux qui seront en distanciel. Ce petit moment de pause visuelle permettra de reposer leurs yeux, de bouger et d’intégrer les informations reçues au cours de l’heure qui vient de s’écouler.

Astuce 7 – Le contenu est l’ennemi des réunions hybrides

C’est le logiciel le plus utilisé dans les réunions. On le nomme Powerpoint. Il permet de faire se succéder des « slides » généralement présentées par vidéoprojection et dans une salle virtuelle. Il est pourtant l’un des ennemis méconnus des entreprises. Un ennemi de l’intérieur qui est largement devenu le contenu unique et le centre de toutes les attentions dans l’organisation d’une réunion hybride.

Dans le contexte d’une réunion hybride, l’objectif n’est pas de diffuser un maximum de contenus, mais de maintenir l’attention et la présence de l’ensemble des participants.

Astuce 8 – L’oralité est à privilégier

Pour être compris, lâchez vos slides ! On veut vous entendre et vous regarder, pas lire des diapositives. Pour éviter le conflit entre l’oeil et l’oreille, ne faites jamais lire une information sur une diapo dont vous êtes en train de parler. Le tempo à respecter entre la mémoire visuelle et auditive est délicat. Pour éviter de rompre la connexion avec le public, nous vous conseillons de les utiliser avec parcimonie.

Astuce 9 – Sobriété numérique

La sobriété numérique, c’est remettre en question la manière d’envisager les interactions au cours d’une réunion hybride. Faut-il absolument utiliser des plateformes collaboratives, en plus des outils numériques utilisés comme l’outil de visioconférence.

Rappelons l’enjeu d’une réunion, réunir ceux qui sont isolés… C’est le cas pour les participants en distanciel, contrairement à ceux qui sont en présentiel. Demander aux participants de se connecter à une salle virtuelle et de les inviter encore à se connecter à une plateforme pour compléter des post-it en ligne… Est-ce vraiment favoriser le débat d’idées et le dialogue ?

Astuce 10 – Reformulation

Reformuler aide à se rappeler ce qui a été dit au début de la réunion. La reformulation permet de clarifier, éventuellement reprendre avec d’autres mots, les idées essentielles pour des participants qui n’auraient pas compris la première formulation. Prendre un peu de temps, en fin de réunion pour inviter à poursuivre, à développer, à préciser ce qui vient d’être dit ; à désamorcer un moment de tension. Reformuler montre à l’autre qu’on l’écoute et l’incite à écouter. La reformulation synthèse permet de clarifier la réunion et d’engager un nouveau point de départ pour une prochaine réunion.

Réentendre le chant de la collaboration

En cette rentrée de septembre, l’agence Grain’s a repris les ateliers sur l’animation de groupes de travail avec des techniques innovantes.

L’enjeu dans ces ateliers est principalement de changer les routines, notamment dans la manière de préparer et d’animer les réunions.

La formation expérimente les techniques d’animation et une boîte à outils au cours de la 1ère journée. Lors de la 2ème journée, les participants réaliseront une maquette d’un scénario de réunion.

Définir des objectifs collectifs avec le sourire

Mercredi dernier, Séverine CHARLON, animatrice de l’atelier, a testé un nouveau format d’évaluation avec le distributeur de sourires créé par l’agence.

Le distributeur de sourires est une activité ludique, d’accueil et d’intégration dans un groupe. Il s’agit de jetons en bois illustrés avec des smileys. Ces jetons peuvent être utilisés soit en brise glace ou en outil d’animation.

Au démarrage de la 2ème journée, une animation consistait à évaluer les objectifs identifiés par les participants. Chaque agent a choisi un ou plusieurs smileys et l’a positionné sur le post-it posé sur la table.

distributeur de sourires agence Grain's

Cette séquence a permis à l’animatrice de prendre conscience également de ce qui a été perçu ou non par le groupe.

Le « brise glace » ou « l’icebreaker » en anglais a pour but de mettre rapidement à l’aise les participants à une séance de travail collaboratif, une réunion. Les brises glaces intersessions doivent être contextualisés et servir de fil rouge avec les thèmes abordés en 1ère journée.

Entendre de nouveau le chant du travail en équipe

Dans les formations de l’agence Grain’s, la marque de fabrique est de vivre la collaboration sous toutes ses formes, soit en binôme, en groupe de travail ou en grand groupe.

Au cours des deux journées, l’enjeu est de favoriser la prise de parole de tous et d’imaginer de nouvelles réunions et de nouveaux formats de collaboration, avec ou sans outils numériques.

Pour l’animatrice et les participants, les journées sont denses et pleines d’émotions. Pour s’en rendre compte, il suffit d’écouter le chant de la collaboration, expérience possible uniquement en présentiel.

Ecoutez…

Se réunir en présentiel après plusieurs mois de distanciel

L’agence Grain’s a repris cette semaine les ateliers avec le conseil départemental du Finistère sur l’animation de réunions en présentiel à Quimper.

Près de 300 agents ont été formés sur l’animation de réunions dans cette collectivité. Pour cette organisation, la réunion est un sujet important. Elle nécessite aujourd’hui de nouvelles routines, une nouvelle définition et de nouvelles modalités d’animation…

Bilan de l'atelier Animer vos réunions à distance
Atelier CD29 les 8 et 9 juin 2021

Pourquoi la réunion est-elle un sujet si contreversé ?

La réunion peut être à la fois utile et inutile. Tout dépend de ce qu’on y fait. Dans les ateliers de Grain’s, la réunion n’est pas systématique. Si la réunion est un moyen de diffuser de l’information, d’autres moyens existent, notamment la vidéo. Aujourd’hui, nous « consommons de l’information » sous différents formats : infographies, vidéos, réseaux sociaux etc. Pour l’agence, la réunion n’est pas une fin mais un moyen. Elle est un outil au service d’un objectif…

La réunion est d’abord une situation de travail

Pour l’agence Grain’s, la réunion est d’abord une situation dans laquelle nous travaillons. Au sein de l’agence, la réunion est souvent utilisée pour faire un point de situation sur des travaux réalisés. Les autres informations passent par d’autres canaux comme TEAMS.

Pour l’agence Grain’s, la réunion est une situation de travail qui peut être productive ou participative.

Lors d’un atelier, une des participantes m’indiquait que la réunion était vécue comme un temps de repos ou de relâchement. Doit-on dans ce cas se réunir pour cela ?

La réunion est aussi un espace d’expression et de créativité

Avec la période actuelle de distanciation sociale, il est fondamental de recréer des liens sociaux avec vos équipes ! C’est pourquoi, l’agence Grain’s a créé des outils ludiques et créatifs pour animer vos réunions en présentiel et à distance. Vous pourrez ainsi utiliser le Puzzle Café ou encore l’Arbre à personnages en version numérique. Ces quelques méthodes et techniques vous aideront à stimuler la productivité de vos collaborateurs, et ce, à distance et en présentiel !

Grâce aux objets de la Boîte à Grainsvos réunions virtuelles et présentielles ressembleront à des situations de travail stimulantes tant les interventions seront pertinentes et vos collègues dynamiques et proactifs !