Comprendre la nécessité urgente de savoir s’adapter.

Se saisir de cette crise pour savoir agir dans la complexité

Savoir adapter son activité professionnelle aux dangers et aux contraintes extérieures est un quotidien que nous ne connaissions pas.

La situation d’insécurité que nous vivons actuellement avec la crise du COVID 19 est difficile à vivre pour de nombreuses entreprises. Les mesures de( re)confinement n’ont pas forcément été prévues dans le fonctionnement d’une organisation. Difficile de se projeter et de faire des plans d’action du fait que la situation évolue au jour le jour… Cette incertitude est vécue comme un non sens dans le quotidien d’une entreprise car elle modifie la manière dont nous organisons généralement les activités. La plupart des organisations fonctionne sur des plans d’actions à moyen et long terme et sur des processus décisionnels, très codifiés. Dans nos sociétés, le fonctionnement des organisations s’organise autour d’un circuit d’information trés hiérarchisé laissant peu de place à l’improvisation et à l’initiative.

Or actuellement, la nature complexe du phénomène auquel nous sommes tous confrontés invite plutôt à trouver des solutions par nous-mêmes et à une certaine prise d’autonomie.

Face à cette situation inédite et dans un contexte de prise de décision avec un manque de planification significative, le décideur peut profiter de cette opportunité pour engager une réflexion de fond sur son organisation et pour comprendre sa réelle capacité à agir.

Webinaire gratuit Jeudi 25 mars 2021 de 9h30 à 10h30

Au cours de ce webinaire, Séverine CHARLON présentera 5 projets réels d’organisation de travail ayant évolué vers l’apprenance en équipe afin d’adopter une vision partagée de leur devenir. 

webinaire 25 mars de 9h30 à 10h30

Faire de la crise du Covid 19 une opportunité pour devenir une organisation apprenante

Dans certains pays, l’incertitude n’empêche pas d’agir.

Revenons en 2007. Je suis engagée comme officier de réserve en Afghanistan. Je réalise une mission d’expertise en intelligence économique pour le Ministère de la Défense. Au cours de cette mission, je suis amenée à réaliser une cartographie des entreprises françaises implantées à Kaboul. Plus mes recherches avancent, plus je découvre que de nombreux français ont tenté l’aventure de venir entreprendre en Afghanistan, alors que nous sommes en pleine guerre contre les talibans. Parmi ces entreprises, je rencontre un boulanger, un restaurateur (qui inspirera certainement la série Kaboul kitchen…), des cabinets conseils mais aussi des cadres de grandes entreprises françaises.

Une chose m’interpelle tout au long de cette mission : la capacité des entreprises françaises, étrangères et afghanes à agir et à prendre des décisions dans l’incertitude du lendemain et à gérer des situations complexes au quotidien.

Se saisir de cette crise pour savoir agir dans la complexité

Savoir adapter son activité professionnelle aux dangers et aux contraintes extérieures est un quotidien que nous ne connaissions pas.

La situation d’insécurité que nous vivons actuellement avec la crise du COVID 19 est difficile à vivre pour de nombreuses entreprises. Les mesures de( re)confinement n’ont pas forcément été prévues dans le fonctionnement d’une organisation. Difficile de se projeter et de faire des plans d’action du fait que la situation évolue au jour le jour… Cette incertitude est vécue comme un non sens dans le quotidien d’une entreprise car elle modifie la manière dont nous organisons généralement les activités. dans les sociétés occidentales, nous fonctionnons sur des plans d’actions à moyen et long terme et sur des processus décisionnels, très codifiés. Depuis les années 2000, tout s’organise autour d’un circuit d’information trés hiérarchisé laissant peu de place à l’improvisation et à la l’initiative. Or actuellement, la nature inédite du phénomène auquel nous sommes tous confrontés invite plutôt à trouver des solutions par nous-mêmes et à une certaine prise d’autonomie.

Face à cette situation inédite et dans un contexte de prise de décision avec un manque de planification significative, le décideur peut profiter de cette opportunité pour engager une réflexion de fond sur son organisation et pour comprendre sa réelle capacité à agir.

Le modèle de l’organisation apprenante apprend à s’adapter en situation de crise

En France, le modèle de l’ organisation dite apprenante se développe. Pourquoi ? Parce que ce modèle est né d’une étude portant sur des organisations ayant eu la capacité de résister aux crises économiques et technologiques.   

Une organisation est définie comme “apprenante lorsqu’elle a développé la capacité d’évoluer en permanence grâce à la participation active de tous les membres dans l’identification et la résolution des problèmes liés au travail.” (Robbins et DeCenzo, 2004, p177).

Plus concrètement, l’organisation apprenante utilisera toutes les situations et tous les contextes comme des opportunités pour apprendre. La période actuelle nous pousse à réfléchir autrement au fonctionnement de l’activité avec le télétravail, les mesures de sécurité sanitaires et de distanciation sociale, la formation des salariés à distance etc.

Le modèle de l’organisation apprenante nous apprend à voir autrement les principes de planification, la gestion des projets et la montée croissante voire absorbante des outils numériques au travail.

La période actuelle nous donne à la fois le temps de réfléchir sur les fonctionnements de l’entreprise, sur sa capacité à s’adapter aux crises et nous invite dans une certaine urgence à imaginer son devenir.

Et ne rien changer ou revenir en arrière serait dans ce cas, ne pas comprendre la nécessité urgente de savoir s’adapter.

100% masqué(e)s en formation, j’adapte mon présentiel

Mercredi 9 septembre à 17h00 s’achevait un atelier collaboratif intitulé « Co-produire en réunion ». Prévu initialement en mars, la collectivité a souhaité reprogrammer ce présentielavec un groupe d’agents du Conseil Départemental du Finistère.

Les deux journées se sont presque déroulées comme d’habitude…

Mardi 9h00 Mon masque est en place sur mon visage pour rentrer dans la salle de formation. Les gels sont placés sur chaque table. Les agents masqués rentrent dans la salle. Les consignes liées au COVID19 sont transmises.

Voici quelques enseignements de cette formation 100% en mode masqué.

Même masqués, démarrez avec le sourire…

Au cours des derniers mois, mon agence a créé des objets pour animer des réunions ou des formations. En l’occurence, nous avons créé un distributeur de sourires. J’utilisais régulièrement ce brise glace lors de mes ateliers. Il avait tout sa place dans celui-ci.. Comme expliqué au groupe, “à défaut de voir le vôtre, choisissez-en un sur la table…”

Je propose aux participants de choisir leur sourire.

distributeur de sourires
Distributeur de sourires

Disposez les tables en groupe de discussion

Quand je suis rentrée dans la salle, les tables étaient positionnées en rang. Seulement, avec le masque, les dispositions en U ou en rang sont à proscrire. Si vous disposez les tables en groupes de travail de 4 participants, cela permet aux uns et aux autres de voir tout le monde et de créer des échanges en petits comités. En mode conférence, le port du masque freine davantage la prise de parole en public.

Privilégiez les pauses à l’extérieur

Au cours des deux journées, les pauses se sont organisées à l’extérieur pour permettre aux uns et aux autres d’enlever leur masque quelques minutes. Durant cette période, les salles ont été aérées.

Dès le démarrage, la première activité s’est déroulée à l’extérieur. Comme expliqué aux agents, comme le masque rend les espaces clos encore plus contraignants, alors prenons l’air…

Présentez-vous sans masque

Au démarrage de la formation, j’ai pris une petite minute pour me présenter et pour demander aux agents de retirer le masque pour une présentation sommaire. Une formation en présentiel, c’est mettre le groupe en relation. Alors prendre une petite minute pour se reconnaître, ce n’est pas inutile…

Même dans ce contexte, misez sur la pédagogie active et les usages numériques

On pourrait penser que l’actualité pourrait rebattre les cartes de la pédagogie active. Animer un présentiel dans les circonstances actuelles nécessite de prendre en compte les mesures de distanciation sociale. . Comme le masque rend la communication plus difficile, il est important de privilégier les échanges en petits groupes et d’utiliser au maximum le numérique, comme des quiz, des supports dématérialisés ou des espaces formatifs individualisés.  

Prenez soin de vous et de votre groupe en formation

En fin de 2ème journée, nous étions tous très fatigués. Le port du masque en continu fatigue davantage. Si vous avez l’occasion faites de petites pauses de 2mn entre chaque exercice, hydratez-vous et assurez-vous que tout le monde entende correctement.

Finalement, les mesures Covid nous rappelle l’essentiel. De prendre soin de soi au quotidien et du bien-être de son groupe en formation.  

Transformation numérique et continuité pédagogique

L’agence Grain’s s’associe au plan #Continuité pédagogique.

Nous proposons des contenus et des ressources numériques sur les thèmes suivants :
🔹 Formation de formateurs
🔹 Informations légales – RGPD
🔹 Compétences de bases numériques

Journal de confinement en mode classe virtuelle

☑️ Journal de formation avec des Novices du numérique en mode classe virtuelle ! Une journée intensive pour réussir à capter l’attention des participants, en apprentissage sur les outils numériques.

1er exercice : Réussir à se connecter à la salle virtuelle, avec des équipements hétérogènes : smartphone, ordinateur fixe ancienne génération, ordinateur en mode sécurité, navigateur web comme internet explorer…

Après ce 1er obstacle, réussir à maintenir une connexion stable malgré les nombreuses sollicitations de la maison : conjoint en télétravail, devoirs des enfants … Expliquer les consignes de la journée et les exercices à réaliser en autonomie.

En fin de matinée, planifier l’après-midi sous forme de RDV individualisés, suffisamment courts pour maintenir une dynamique et suffisamment pertinents pour maintenir l’attention.

Constat : le télétravail impose une capacité à se concentrer et à savoir travailler sur un ordinateur pendant plusieurs heures... Quand le présentiel est transformé en distanciel, avec des contraintes d’heures de présence… c’est là où les choses se gâtent et où il est nécessaire de faire preuve de beaucoup d’imagination.

Fin de journée : épuisée 🙂 😅