Faire de la crise du Covid 19 une opportunité pour devenir une organisation apprenante

Gérer l’incertitude n’est pas naturel dans notre pays

Revenons en 2007. Je suis engagée comme officier de réserve en Afghanistan. Je réalise une mission d’expertise en intelligence économique pour le Ministère de la Défense. Au cours de cette mission, je suis amenée à réaliser une cartographie des entreprises françaises implantées à Kaboul.

Durant mes investigations, les rencontres avec les entreprises se succèdent et se multiplient. Plus mes recherches avancent, plus je découvre que de nombreux français ont tenté l’aventure de venir entreprendre en Afghanistan, alors que nous sommes en pleine guerre contre les talibans. Parmi ces entreprises, je rencontre un boulanger, un restaurateur (qui inspirera certainement la série Kaboul kitchen…), des cabinets conseils mais aussi des cadres de grandes entreprises françaises.

Ma mission m’amène aussi à naviguer prudemment dans Kaboul pour me rendre dans les entreprises. Je circule dans cette ville, où des écoliers  sont en route vers leurs écoles, des commerces sont ouverts et la population vit presque normalement… Lors des alertes à la bombe, les habitants de Kaboul se mettent à l’abri, les commerces ferment leurs rideaux et attendent patiemment que la sécurité revienne. 

Une chose m’interpelle tout au long de cette mission : la capacité de chacune de ces entreprises à poursuivre leurs activités et à prendre des décisions dans l’incertitude du lendemain et à gérer le danger au quotidien.

Dans ce pays, l’adaptation est une question de vie ou de mort.

Savoir adapter son activité professionnelle aux dangers et aux contraintes extérieures est un quotidien que nous ne connaissions pas. En Occident, nous connaissons la théorie en vogue des organisations dites apprenantes : des organisations qui ont su résister aux crises économiques et à la révolution internet. En Afghanistan, les entreprises pratiquent ce modèle tous les jours, pour leur survie.   

La situation d’insécurité que nous vivons actuellement avec la crise du COVID 19 est difficile à vivre pour de nombreuses entreprises. Les mesures de confinement n’ont pas forcément été prévues dans le fonctionnement d’une organisation, implantée dans un pays occidental et en situation de paix. Dans ce cas de figure, impossible de faire des plans d’action de gestion de crise, du fait que la situation évolue au jour le jour…

Cette incertitude est quasiment vécue comme un non sens dans le quotidien d’une entreprise car elle ne tient pas à la difficulté d’accéder à l’information mais à la nature inédite du phénomène auquel nous sommes tous confrontés.

Face à cette situation inédite et dans un contexte de prise de décision avec un manque de planification significative, le décideur peut profiter de cette opportunité pour engager une réflexion de fond sur son organisation et se saisir de cette crise pour décider des changements à venir.

L’organisation apprenante, un modèle fondé sur la capacité d’adaptation des entreprises en situation de crise

Une organisation peut être définie comme “apprenante lorsqu’elle a développé la capacité d’évoluer en permanence grâce à la participation active de tous les membres dans l’identification et la résolution des problèmes liés au travail.” (Robbins et DeCenzo, 2004, p177).

Plus concrètement, l’organisation apprenante utilisera toutes les situations et tous les contextes comme des opportunités pour apprendre. Par exemple, lorsqu’une Direction des Ressources Humaines a l’obligation de repenser sa stratégie, elle s’emploiera à utiliser ce problème comme une opportunité pour faire travailler ses collaborateurs sur leur mode de fonctionnement, ou sur leur schéma organisationnel. Au lieu de sous-traiter cette problématique à un cabinet externe, elle prend du temps pour associer l’ensemble de ses collaborateurs dans l’objectif d’élaborer une vision partagée de leur futur.

Le projet de devenir une organisation apprenante ne se résume pas à un simple changement organisationnel puisque par nature, ce modèle d’organisation fonctionne sur la base de la complexité et d’un raisonnement systémique. Dans un cas de réorganisation, mettre les salariés en télétravail ou les changer de poste ne sont pas sans conséquence, ni sans impact sur l’efficacité du système. Le temps affecté aux mutations de l’organisation est généralement vécu comme une période de souffrance et de frustration. Dans un projet d’organisation apprenante, ce temps investi est considéré comme une opportunité de dialogue pour mettre en exergue des schémas dits mentaux c’est à dire des modèles de pensée et des croyances, qui peuvent dans ce cas précis, rendre toute la démarche apprenante et avec une réelle valeur ajoutée.

Aussi, dans des projets d’organisations apprenantes, il est d’usage d’identifier le pourquoi de ce changement organisationnel. La période actuelle nous donne à la fois le temps de réfléchir sur la raison d’être de l’entreprise et nous invite dans une certaine urgence à imaginer son devenir. Vu que le temps nous l’avons pour une fois…

Comment devient-on une organisation apprenante ?

Question complexe, réponse systémique… Plusieurs étapes sont nécessaires pour avancer sur le modèle de l’organisation apprenante. Réduire ce changement organisationnel à un modèle d’apprentissage ne résoudra pas d’autres problèmes de l’organisation comme par exemple : le rôle du management en situation de crise, la capacité des salariés à gérer l’incertitude par la prise d’initiative, les freins au changement de métiers…

L’organisation apprenante repose sur plusieurs disciplines qui peuvent devenir de véritables leviers pour s’engager dans cette nouvelle orientation :

Les modèles mentaux : il s’agit de patterns ou de modèles de pensée qui illustrent généralement des archétypes au sein de l’organisation. Ces schémas peuvent être de réels blocages dans toute conduite du changement. Par exemple : « ce n’est pas mon rôle », « de prendre des décisions » ou « on a toujours fait comme cela ».

La maîtrise personnelle : cette discipline est une compétence clef à développer chez les collaborateurs. Elle consiste à identifier leurs valeurs personnelles au sein de l’organisation pour les confronter à celles de l’organisation. Ces valeurs peuvent devenir de véritables leviers pour faire évoluer l’organisation et ses membres.

La vision partagée : cette discipline, bien que plus identifiable, est loin d’être « facile » à mettre en œuvre car elle nécessite que chaque partie prenante soit en phase sur le rôle à jouer. Doit-on donner le pouvoir de décision aux collaborateurs dans un projet ou est-ce uniquement une consultation ?

Apprendre en équipe : l’apprentissage en équipe ne s’illustre pas par une action de formation collective. Il s’agit de mettre en œuvre des opportunités pour faire travailler ensemble des collaborateurs sur la résolution d’une situation de travail posée en problématique (ex : recruter un nouveau collaborateur, définir un nouveau mode de fonctionnement, accompagner des clients à l’usage d’un outil numérique etc. )

Penser systémique : cette discipline s’appuie sur des outils et des méthodes de raisonnement systémique. Plus complexe à utiliser, elle est pourtant le socle des autres disciplines qui devront penser au système et aux interactions possibles dans chaque étape de leur projet de changement organisationnel ou de conduite de changement.

Conseils de l’agence Grain’s

Tout projet de transformation en organisation apprenante, porteur de changements de processus, d’organisation, de méthodes de travail devient un succès lorsque les femmes et les hommes de l’entreprise comprennent sa raison d’être et participent intégralement aux mutations individuelles et collectives que le projet sous-tend. Cette dynamique de conduite du changement permet d’ancrer les changements dans les pratiques et les comportements tout en maintenant le cap stratégique du projet.

Ces transformations complexes et systémiques nécessitent une conduite du changement à la fois innovante et agile. Les méthodes de conduite du changement classiques (ex : analyse d’impacts, communication, formation, gestion de projet) sont utiles mais ne sont plus suffisantes. Les programmes de transformation nécessitent des méthodes innovantes d’idéation pour répondre aux changements de fond du monde du travail (méthodes de travail plus collaboratives, plus réactives, créatives et plus concrètes, plus efficientes). Maintenir un bon niveau d’apprentissage social et de productivité des collaborateurs tout au long du projet est un des challenges de la conduite du changement.

Pourquoi choisir l’agence Grain’s pour vous accompagner à devenir une organisation apprenante ?

Devenir une organisation apprenante est une nouvelle compétence collective qui se travaille au sein de votre organisation en toute transparence avec vos collaborateurs… Convaincus que le succès de ce projet, de quelque envergure qu’il soit, passe par un accompagnement des collaborateurs et des unités fonctionnelles, nous plaçons la conduite du changement au cœur de notre métier de conseil et de facilitation.

Notre approche de la conduite du changement est fondée sur l’expérience acquise au cours de mes multiples missions civilo-militaires et d’expertises à l’étranger. Au cours de celles-ci, j ‘ai eu à m’adapter en permanence.

Je mets à votre service ces expériences de vie.