Pouvoir de décisions et organisation apprenante : les bonnes intentions…

Au cours des quatre dernières années, l’agence Grain’s créateur de connaissances a souvent été sollicitée sur la question de l’autonomie des collaborateurs dans les projets et la prise de décision. 

Depuis 2014, nous animons des ateliers collaboratifs sur différents sujets et au sein d’organisations publiques et privées. Et la question revient très régulièrement : Quelle est notre autonomie dans la prise de décisions ? 

Dans ce cadre, l’agence s’appuie sur une grille d’évaluation permettant de visualiser les différents niveaux d’autonomie. (voir-ci-dessous).

Malgré les bonnes intentions de certaines organisations à vouloir avancer sur le modèle de la co-création, nombreuses sont celles qui restent sur l’avant dernière marche c’est à dire sur la consultation interne :  Des groupes de travail émettent des recommandations sur le sujet à traiter et le niveau supérieur (CODIR ou managers) prennent la décision finale. La raison évoquée est la capacité des collaborateurs à prendre les bonnes décisions.

Dans un récent article d’Harvard business review “Réussir l’exécution de sa stratégie”, des recherches ont  démontré que la délégation de la responsabilité opérationnelle, c’est à dire de la prise de décisions au plus bas niveau de l’entreprise pouvait engager les dirigeants à se concentrer davantage sur des problématiques stratégiques. En effet, certaines décisions importent plus que d’autres. Dans les décisions génératrices de valeur, une partie d’entre elles sont stratégiques et d’autres sont opérationnelles et essentielles à la mise en oeuvre. D’ailleurs, une bonne prise décision ne s’arrête pas à la décision elle-même, mais s’étend à sa faisabilité et à sa mise en oeuvre. 

Le pas vers la co-création est un exercice difficile et il n’est pas anodin pour l’organisation. Lors de la mise en place d’un projet de “co-création” au sein d’une organisation bâtie sur le modèle fonctionnel, la question de prise de décision peut rapidement remettre en question le pouvoir décisionnel managérial à la fois au niveau stratégique et au niveau opérationnel.

Pour ce faire, un premier travail nécessite d’aborder les modèles mentaux (règles tacites, croyances, freins au changement, routines culturelles) à tous les niveaux de l’entreprise et en priorité avec les niveaux décisionnaires : 

– Sur la capacité de l’organisation à définir des rôles décisionnaires en dehors de l’organigramme,

– Sur la capacité des managers à adhérer aux principes d’expérimentation et de co-création,

-Sur la capacité des collaborateurs à agir en toute autonomie et à développer une responsabilité opérationnelle.

Selon l’agence, ce préalable dans les projets collaboratifs dits de co-création conditionne les capacités à évoluer vers le modèle de l’organisation apprenante. Ce premier travail détermine la capacité de l’organisation et de ses membres à prendre conscience des schémas mentaux et des freins à la mise en oeuvre de cette bonne intention.

Changement organisationnel d’une DRH : un travail de co-création au sein du CD29

L’agence Grain’s créateur de connaissances accompagne depuis plusieurs mois la Direction des Ressources humaines du Conseil Départemental du Finistère à élaborer sa nouvelle feuille de route et plusieurs scénarios organisationnels. 

Bénéfices de la démarche pour la DRH et les agents : vision partagée des priorités stratégiques et des changements organisationnels. Développement de nouvelles compétences comme “apprendre à apprendre” et la résolution de problèmes. Développement de nouvelles sources de motivation au travail.   

La démarche de la DRH du Conseil Départemental du Finistère est particulièrement novatrice dans l‘implication des 80 agents de la DRH à participer aux travaux de co-création.

Habituellement par simplicité, les directions définissent leurs priorités stratégiques et demandent une adhésion à leurs collaborateurs lors de la présentation officielle…

Dans le cas de la DRH du CD 29, la démarche a consisté à associer des groupes de travail au  processus de création, sur la base du volontariat et de l’expertise métiers. Toutes les parties prenantes au projet ont été sollicitées : clients internes, syndicats, directions, élus etc.

L’agence a proposé en parallèle d’animer les groupes de travail avec des techniques innovantes et d’expérimenter une nouvelle forme d’apprentissage appelée apprenance en équipe, dans cette démarche de co-construction.

Pour garder une trace de cette démarche, des restitutions illustrées ont été créés par Tatienne Laplanche, notre brillante illustratrice afin de faciliter l’appropriation de la nouvelle histoire de la DRH du CD29.

A suivre…