Au cours des quatre dernières années, l’agence Grain’s créateur de connaissances a souvent été sollicitée sur la question de l’autonomie des collaborateurs dans les projets et la prise de décision. 

Depuis 2014, nous animons des ateliers collaboratifs sur différents sujets et au sein d’organisations publiques et privées. Et la question revient très régulièrement : Quelle est notre autonomie dans la prise de décisions ? 

Dans ce cadre, l’agence s’appuie sur une grille d’évaluation permettant de visualiser les différents niveaux d’autonomie. (voir-ci-dessous).

Malgré les bonnes intentions de certaines organisations à vouloir avancer sur le modèle de la co-création, nombreuses sont celles qui restent sur l’avant dernière marche c’est à dire sur la consultation interne :  Des groupes de travail émettent des recommandations sur le sujet à traiter et le niveau supérieur (CODIR ou managers) prennent la décision finale. La raison évoquée est la capacité des collaborateurs à prendre les bonnes décisions.

Dans un récent article d’Harvard business review « Réussir l’exécution de sa stratégie », des recherches ont  démontré que la délégation de la responsabilité opérationnelle, c’est à dire de la prise de décisions au plus bas niveau de l’entreprise pouvait engager les dirigeants à se concentrer davantage sur des problématiques stratégiques. En effet, certaines décisions importent plus que d’autres. Dans les décisions génératrices de valeur, une partie d’entre elles sont stratégiques et d’autres sont opérationnelles et essentielles à la mise en oeuvre. D’ailleurs, une bonne prise décision ne s’arrête pas à la décision elle-même, mais s’étend à sa faisabilité et à sa mise en oeuvre. 

Le pas vers la co-création est un exercice difficile et il n’est pas anodin pour l’organisation. Lors de la mise en place d’un projet de « co-création » au sein d’une organisation bâtie sur le modèle fonctionnel, la question de prise de décision peut rapidement remettre en question le pouvoir décisionnel managérial à la fois au niveau stratégique et au niveau opérationnel.

Pour ce faire, un premier travail nécessite d’aborder les modèles mentaux (règles tacites, croyances, freins au changement, routines culturelles) à tous les niveaux de l’entreprise et en priorité avec les niveaux décisionnaires : 

– Sur la capacité de l’organisation à définir des rôles décisionnaires en dehors de l’organigramme,

– Sur la capacité des managers à adhérer aux principes d’expérimentation et de co-création,

-Sur la capacité des collaborateurs à agir en toute autonomie et à développer une responsabilité opérationnelle.

Selon l’agence, ce préalable dans les projets collaboratifs dits de co-création conditionne les capacités à évoluer vers le modèle de l’organisation apprenante. Ce premier travail détermine la capacité de l’organisation et de ses membres à prendre conscience des schémas mentaux et des freins à la mise en oeuvre de cette bonne intention.